Como os assistentes virtuais podem ajudar a organizar tarefas e compromissos durante a correria do fim de ano

Além de um sinal de que o ano está para acabar, a proximidade do Natal pode ser para muita gente um gatilho: começou uma das épocas mais atarefadas do ano. Na agenda, entram as entregas no trabalho antes do recesso, as compras, os encontros de confraternização e, para quem tem filhos, alguns adendos, como lidar com as férias escolares.

Se você está entre aqueles que sentem esse acúmulo de tarefas, algumas ferramentas de inteligência artificial prometem ajudar. Organizar os compromissos, mandar notificações para lembrar de tarefas e ajudar a planejar metas são algumas das funções.

Uma das novidades para organização de rotina foi lançada recentemente no ChatGPT. O recurso, chamado de “Tarefas”, permite que o usuário crie listas e receba lembretes ao longo do dia por notificações no aplicativo e e-mail.

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Os assistentes pessoais dos aparelhos da Apple e do Android, do Google, também vêm sendo turbinados com IA. Nos modelos mais recentes do iPhone, por exemplo, o app Lembretes passou a sugerir tarefas automaticamente, com base em e-mails ou notas, usando a Apple Intelligence, IA da Apple. O Gemini, do Google, tem funções parecidas.

Abaixo, veja alguns jeitos práticos de usar a IA para organizar a rotina, receber lembretes e criar listas de tarefas mais automatizadas.

1.ChatGPT para organizar tarefas e receber lembretes


Um dos recursos mais úteis no ChatGPT para quem quer uma ajuda para organizar a rotina é o chamado “Agendamentos”. Ele permite criar tarefas com data e hora específicas, enviadas em mensagem de texto ou áudio, e o próprio aplicativo se encarrega de lembrar você, com notificações no app e por e-mail.

Para realizar os agendamentos, basta enviar para a IA o compromisso que gostaria lembrar, com dia e horário de quando receber o lembrete. Há ainda opções de usar a própria inteligência artificial para ajudar na tarefa planejada. Por exemplo: “tenho um encontro com amigos no dia 10 de dezembro e preciso levar a sobremesas, então, quero que envie uma notificação às 9h desse dia com seis sugestões de receita e lista de compras de ingredientes”.

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Também é possível pedir que a IA auxilie em tarefas recorrentes. Uma possibilidade é programá-la para enviar, toda segunda-feira, às 8h, uma notificação com etapas de um projeto que precisam ser cumpridas, a partir de uma programação original.

As tarefas ficam registradas em uma área específica do ChatGPT, acessível pelo menu do usuário (em Configurações> Agendamentos> Gerenciar). É possível visualizar, editar, pausar ou excluir cada item. Há um limite de até 10 tarefas ativas ao mesmo tempo e o recurso é restrito aos planos pagos.

Além dos lembretes, o ChatGPT pode ajudar a dividir projetos em etapas e montar cronogramas – opções acessíveis também para os acessos gratuitos. Você pode pedir algo como “crie um plano de três semanas para organizar minha mudança” ou “monte uma lista de itens essenciais para a ceia de Natal com opções de receita”. As respostas podem ser roteiros inicias

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Para as compras de final de ano, uma ideia é enviar lista de presentes que precisam ser comprados e usar a função “Shopping” para buscar opções pelo ChatGPT.

2. Tem como organizar a rotina com ajuda de IA?

Se o problema é entender como se organizar para projetos com prazos diferentes, as ferramentas de inteligência artificial podem ajudar a organizar prioridades. A IA pode analisar as datas de entrega e urgências, por exemplo, e sugerir uma ordem de execução.

Para fazer isso, basta pedir a ferramenta (seja o ChatGPT, o Gemini ou o Copilot) que liste as tarefas, incluir os prazos e o nível de complexidade, e solicitar uma priorização — algo como “organize estas tarefas (faça uma lista de quais são, com os prazos e o tempo disponível) e me ajude a montar uma programação para realizá-las”. A IA pode ajudar a distribuir o trabalho conforme as datas e horários disponíveis.

No caso de usuários mais avançados, o ChatGPT ainda pode ser usado para criação de assistentes personalizados, os chamados GPTs, que podem estar conectados com apps externos, como o Google Calendar.

A integração com calendário e e-mail também está disponível no Gemini e Copilot, a depender do plano de assinatura. Ambos permitem conversar com a IA em linguagem natural e pedir apoio para organizar a agenda, montar listas ou criar pequenos lembretes de rotina.

No Gemini, por exemplo, usuários do plano pago conseguem integrar a IA com Google Agenda, Google Tarefas, Gmail e Drive — o que permite criar eventos, receber lembretes ou sugestão de prazos com base no conteúdo do e-mail ou nos documentos salvos no Drive. Integrado ao Outlock, o Copilot também sugere comandos rápidos para criar tarefas, configurar eventos e lembrar de pendências que ficaram pelo caminho. A vantagem é que tudo fica no ambiente da Microsoft.

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Em todos os casos, o segredo está em pedir com clareza: quanto mais específico o comando, melhor a resposta. E, embora as ferramentas sejam tecnológicas, o uso que mais ajuda é o mais simples — como transformar aquele caos mental de “depois eu vejo isso” em uma lista prática, com prazo.

3. As atualizações em apps do Android e iOS

Quem prefere algo mais direto no celular também pode recorrer a apps de tarefas já conhecidos, agora turbinados com IA, e que vão além de compromissos nos calendários.

No Android, o Google Assistente ajuda a organizar a rotina com comandos por voz ou texto. Dá para dizer: “me lembre de comprar presente de amigo secreto sábado de manhã” ou “crie uma lista de tarefas para a semana com prazos e ordem de prioridade”. Os lembretes agora são automaticamente registrados no app Google Tarefas, o que centraliza tudo em um só lugar.

No iPhone, o app Lembretes passou a usar inteligência artificial Apple Intelligence para sugerir tarefas com base no conteúdo de e-mails, notas ou mensagens. A Siri também ficou mais inteligente: entende melhor o contexto e pode transformar frases soltas em comandos, como “me lembre de enviar o relatório amanhã às 10h”. As funções com IA estão disponíveis a partir do modelo iPhone 15 Pro.