Instrumento de padronização dos procedimentos de contratação

1. FASE DE PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO

O Instrumento de Padronização da Instrução dos Procedimentos de Contratação da Administração Pública Federal foi idealizado com o propósito de uniformizar e simplificar a confecção dos artefatos de planejamento de contratação pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, oferecendo, de forma clara e direta, diretrizes às áreas técnicas responsáveis por essa recorrente tarefa que recai sobre os gestores públicos.

Ainda que tais fases possam eventualmente já ter modelos de instrumento definidos pela Administração Pública Federal, faz-se necessário orientar a forma de preencher o conteúdo destes artefatos, o que se pretende alcançar com o presente trabalho.

IMPORTANTE!

A fase de planejamento da contratação, inicialmente entendida apenas como uma boa prática administrativa, evoluiu e foi erigida a imperativo legal, conforme se extrai da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021 (Nova Lei de Licitações e Contratos – NLLC).
Da nova Lei de Licitações e Contratos infere-se que o planejamento passou a ser positivado inclusive como um dos princípios basilares na aplicação de seu texto (art. 5º, caput), o que apenas evidencia ser, em verdade, um pressuposto lógico para atingimento das tão almejadas eficiência e economicidade no
campo das contratações públicas.

Para além disso, houve especial ênfase à etapa do estudo técnico preliminar, oportunizando-se melhor avaliação de mercado quanto às eventuais soluções disponíveis para futura escolha daquela que seja a
mais apta a atender às reais necessidades da Administração e concretizar os resultados pretendidos

Em síntese, permite-se assim uma melhor reflexão antes da definição do objeto licitatório, cuja modelagem precipitada pode resultar em atos antieconômicos, seja na fase da própria competição, seja na execução contratual.

Nos termos do artigo 18 do citado diploma legal, a fase preparatória deve ser conduzida em consonância com o Plano de Contratações Anual e com as leis orçamentárias, devendo sempre abordar as considerações técnicas, mercadológicas e de gestão que possam interferir na contratação.

ATENÇÃO!

É recomendável a consulta à Portaria SEGES/ME nº 8.678, de 19 de julho de 2021, que dispõe sobre a governança das contratações públicas no âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional, com a adoção e manutenção dos mecanismos lá previstos.

Para saber mais sobre a importância da governança nas contratações públicas da Lei nº 14.133/2021, recomenda-se a leitura do artigo “Governança e Planejamento das Contratações: a Pedra Fundamental para a Eficiência do Processo Licitatório”, de autoria da advogada da União Michelle Marry Marques
da Silva, no livro “Governança e Compliance no Setor Público”, da Editora Thoth, cujo acesso pode se dar pelo QR Code abaixo:

O presente projeto tem como principal intuito assessorar, de forma preventiva e didática, os órgãos e as entidades da Administração Pública Federal sobre a importância do planejamento da contratação. O objetivo central é promover a uniformização da instrução dos processos de contratação federais, com
reflexos na celeridade dos trabalhos e na diminuição de riscos que possam comprometer a correção das contratações pretendidas, reduzindo os erros, com ganhos de eficiência e segurança aos procedimentos licitatórios.

Como é sabido, contratações que não se atentam ao princípio da padronização acarretam esforço desnecessário e desproporcional para se concretizar um procedimento que já é de conhecimento prévio do órgão que a promove, o que demonstra a importância de sempre se buscar, no que possível, a esquematização da atuação administrativa.

O planejamento da contratação é tratado pela atual doutrina como fator primordial para o sucesso da contratação e sua execução:

A Lei de Licitações fez questão de incluir o planejamento como um princípio da licitação. A inclusão do legislador do Planejamento como princípio, provavelmente derivou da intenção de reforçar a ênfase
que o diploma busca dar a essa fase, anterior ao procedimento de disputa. É cediço que o bom planejamento pode evitar desperdícios e configurações equivocadas do objeto da licitação 14.ed. rev. ampl. e atual. São Paulo: Juspodivm, 2023). (TORRES, Ronny Charles Lopes.Leis de Licitações Públicas Comentadas.

A Lei nº 14.133/2021 valorizou de forma extraordinária o planejamento do procedimento de contratação pública. O caput de seu art. 18 aponta que a fase preparatória da licitação corresponde ao planejamento. A história da regulamentação das licitações no Brasil revela que jamais se conferiu tamanho espaço ao planejamento. Crêse que essa valorização corresponda ao mesmo a uma tendência que acompanha a evolução do próprio modelo de Administração Pública. (LOPES, Fabrício. O planejamento como um dever da administração (Comentários ao artigo 18). In: SARAI, Leandro (Org.). Tratado da Nova Lei de Licitações e Contratos Administrativos: Lei nº 14.133/21 Comentada por Advogados Públicos, São Paulo: Juspodivm, 2021).

Um dos pilares da Lei nº 14.133/2021 consiste em promover o planejamento, reconhecido como essencial e indispensável para a gestão eficiente dos recursos públicos e a obtenção de contratações satisfatórias e bem executadas. A Lei pressupõe que o planejamento pode neutralizar os defeitos fundamentais das contratações administrativas que são a ineficiência e a corrupção (JUSTEN FILHO, Marçal. Comentários à Lei de Licitações e Contratações Administrativas: Lei nº 14.133/2021. São Paulo: Thomson Reuters Brasil, 2021).

Assim, imbuído do propósito de assessorar preventivamente os órgãos e as entidades da Administração Pública Federal sobre esta etapa das contratações públicas e, também, otimizar o trabalho dos Advogados
Públicos responsáveis pelas atividades de assessoramento e consultoria jurídica, passa-se a detalhar recomendações gerais aos gestores na preparação e desenvolvimento dos processos de contratação,
notadamente na fase de planejamento, a qual é composta pela:

• Formalização da Demanda;
• Estudo Técnico Preliminar;
• Gerenciamento de Riscos;
• Pesquisa de preços;
• Termo de Referência;
• Edital e anexos.

Após breve explanação da importância de cada fase e indicação de quais elementos devem estar presentes nos documentos que materializam as etapas, será apresentado um modelo a ser seguido pelas equipes de planejamento e área, buscando-se desta forma uniformização, maior celeridade nos trabalhos e diminuição de riscos que possam comprometer

ATENÇÃO!

Especificamente quanto aos Termos de Referência (TR), Editais, Contratos e Atas de registro de preços, os modelos a utilizar são elaborados e atualizados, em parceria, pela Advocacia-Geral da União e pela Secretaria de Gestão e Inovação do Ministério da Gestão e Inovação em Serviço Públicos, podendo ser
encontrados a partir deste QR Code:

Em relação ao Estudo Técnico Preliminar, o modelo a utilizar é o “ETP Digital” disponibilizado pela SEGES/MGI no Portal de Compras do Governo Federal. A página pode ser acessada a partir deste QR Code:

Cabe consignar que os documentos aqui tratados contêm os elementos mínimos para a instrução do planejamento da contratação, sendo de competência das áreas requisitante e administrativa a realização de ajustes e robustecimento das informações ali contidas, sempre conforme particularidades do caso concreto.

Deve o Assessorado, quando submeter a demanda à análise do órgão de consultoria jurídica, informar o “link” e a data em que obteve o modelo utilizado para a elaboração do Termo de Referência, do Edital, da Minuta de Contrato e, se for o caso, da Ata de Registro de Preços, viabilizando, assim, uma análise mais célere quanto à adoção de sua versão mais recente e se esta foi a mais adequada para o tipo da contratação.

Ao final deste trabalho, segue modelo de “Declaração de utilização dos modelos atualizados da AGU e MGI”, o qual deve ser internalizado no ambiente SEI ou plataforma de processo eletrônico equivalente para facilitar e uniformizar os trabalhos dos interessados

Vale ponderar que o nível de detalhamento de informações necessárias para instruir cada fase da contratação deverá ser mensurado de acordo com os possíveis riscos do objeto contratado, ou seja, permite-se ao gestor avaliar e justificar nos autos, com base no risco da contratação, o maior ou menor nível de detalhamento dos artefatos de planejamento, o que, esclareça-se, não se confunde com mera supressão dos respectivos itens que compõem cada documento.

Para o encaminhamento do procedimento licitatório à análise jurídica, o processo deverá ser instruído com os seguintes documentos:

• Documento de formalização da demanda;
• Portaria de Equipe de Planejamento da Contratação (quando houver);
• Estudo técnico preliminar;
• Análise de riscos;
• Planilha com os preços pesquisados;
• Nota técnica com a análise crítica da pesquisa de preços;
• Declarações de disponibilidade e de adequação orçamentária (exceto quando se tratar de registro de preços);
• Cópia do ato de designação do agente de contratação e da equipe de apoio, ou, preferencialmente, a indicação do local de publicação dos respectivos atos;
• Termo de Referência assinado;
• Minuta de edital;
• Minuta de contrato (se for o caso);
• Minuta de ata de registro de preços (se for o caso);
• Declaração de utilização dos modelos da Advocacia-Geral da União e Ministério da Gestão e Inovação em Serviços Públicos;
• Declaração de observância deste instrumento de padronização, cuja
• obrigatoriedade é oriunda de cooperação técnica entre AGU e MGI;
• Autorização para a contratação; e
• Lista de verificação de documentos da Advocacia-Geral da União.

E para uma melhoria contínua da instrução processual, as seguintes boas práticas devem ser adotadas:

• Os documentos de planejamento/licitação/contratação devem constar em um NUP único e em sequência cronológica, em atenção à Orientação Normativa AGU nº 2/2009.

ON/AGU nº 02/2009
Os instrumentos dos contratos, convênios e demais ajustes, bem como os respectivos aditivos, devem integrar um único processo administrativo, devidamente autuado em sequência cronológica, numerado, rubricado, contendo cada volume os respectivos termos de abertura e encerramento.

Os documentos devem ser juntados em formato de arquivo “PDF/A”, ou seja, pesquisável, em obediência ao Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, quando cabível.

• Não é recomendável incluir no Sei arquivos zipados ou em Excel, os quais não podem ser baixados em PDF e inviabilizam que os membros da Advocacia Geral da União façam download integral do processo eletrônico para a adequada análise de todos os documentos.
• De suma importância, motivo pelo qual o tópico será retomado algumas vezes ao longo do trabalho, que se mantenha a padronização dos modelos utilizados, evitando-se alterações desnecessárias e/ou sem qualquer justificativa. A Advocacia-Geral da União e a Secretaria de Gestão do Ministério da Gestão e Inovação em Serviços Públicos têm envidado esforços para disponibilizar minutas padronizadas para servirem de modelos aos assessorados, o que, além de agilizar as atividades de exame e aprovação na lei, colabora para a redução dos riscos de ocorrência de procedimentos em descompasso com a legislação vigente. Esses documentos consolidam experiências de diversos Órgãos Consultivos da AGU, tendo a finalidade de orientação, uniformização de entendimento e padronização de procedimentos. Assim, uma vez que constituem material auxiliar relevante, mostrase recomendável a sua utilização pela Administração, de forma a
  favorecer a regularidade dos procedimentos administrativos, conferir maior segurança, celeridade, precisão e homogeneidade.
• Recomenda-se sempre o destaque no corpo das minutas em relação às alterações realizadas de forma a permitir sua identificação pelo parecerista (preferencialmente, observando a sugestão de formatação de modificações presentes neste trabalho), consoante Enunciado BPC nº 06 e previsão na lista de verificação da AGU.
• Recomenda-se que sejam mantidas as notas de rodapé a fim de que seja possível identificar a versão da minuta-padrão utilizada. Quando não for possível manter, tal informação deve constar no documento de “Declaração de Utilização de Modelos AGU/MGI”. No documento a ser publicado, o rodapé poderá ser suprimido.
• A correta indicação da nomenclatura específica de cada documento nos sistemas processuais também facilita a visualização e compreensão dos processos, contribuindo principalmente para reduzir o tempo de triagem.
• Evitar a repetição desnecessária dos mesmos documentos. Em alguns casos, a pesquisa de preços é juntada como anexo do ETP, do TR e do Edital, o que dificulta a análise e contribui para a lentidão do download dos processos.
• É aconselhável inabilitar no SEI ou plataforma de processo eletrônico equivalente, sempre que possível, as versões preliminares dos documentos, ficando acessível apenas as versões finais a serem examinadas pelo órgão de assessoramento jurídico, acostando ao processo a respectiva justificativa
  (por exemplo: alteração no quantitativo, atualização na pesquisa de mercado). Tal medida contribui com a celeridade processual, tornando o processo mais enxuto e compreensível.
• Destaca-se a importância da utilização da Lista de Verificação atualizada, devendo esta ser juntada somente no final da instrução, evitando-se a simples aposição de “sim” ou “não”. É imprescindível a indicação das folhas ou do documento em que se encontra a comprovação do preenchimento do respectivo requisito, de modo a permitir a sua localização no processo.

ATENÇÃO!

Oportuno registrar que o presente trabalho NÃO aborda as especificidades das contratações de obras e serviços de engenharia, de serviços de tecnologia, informação e comunicação, serviços de publicidade
ou aquelas que utilizam como modalidade o Diálogo Competitivo. Para contratações dessas naturezas, é recomendável o assessoramento casuístico por parte dos órgãos da AGU.

Para além disso, não é demais destacar a vedação da aplicação combinada da Lei nº 14.133/2021 com a Lei nº 8.666/1993, a Lei nº 10.520/2002 (Lei do Pregão) e a Lei nº 12.462/2011 (Regime Diferenciado de Contratações) – art. 191, da Lei nº 14.133/2021 e item 217 do PARECER nº 00002/2021/CNMLC/CGU/AGU.

2. DOCUMENTO DE FORMALIZAÇÃO DA DEMANDA

2.1 O QUE É?

Nos termos do artigo 2º, inciso IV, do Decreto nº 10.947, de 25 de janeiro de 2022, o documento de formalização de demanda (DFD) é o artefato que fundamenta o plano de contratações anual, em que a área requisitante evidencia e detalha a necessidade de contratação.

Conforme a lógica instituída pelo Decreto nº 10.947/2022, os DFDs são confeccionados no Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações (PGC) e constituem a base do plano de contratações anual (art. 8º). É recomendável que cópia do documento conste do expediente de contratação.

O documento de formalização de demanda é artefato de extrema importância, já que é o ato inicial que deflagrará todo o procedimento administrativo de contratação.

2.2 COMO FAZER?

O artefato deverá ser confeccionado no Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações (PGC), no Portal de Compras do Governo Federal (compras.gov.br).

O Portal de Compras do Governo Federal oferece um manual para a criação do artefato, que pode ser acessado pelo QR Code abaixo:

2.3 O QUE PRECISO COLOCAR NO DOCUMENTO?

Deverá obedecer aos requisitos previstos no artigo 8º do Decreto nº 10.947/2022, nomeadamente:

Decreto nº 10.947/2022

Art. 8º Para elaboração do plano de contratações anual, o requisitante preencherá o documento de formalização de demanda no PGC com as seguintes informações:
I – justificativa da necessidade da contratação;
II – descrição sucinta do objeto;
III – quantidade a ser contratada, quando couber, considerada a expectativa de consumo anual;
IV – estimativa preliminar do valor da contratação, por meio de procedimento simplificado, de acordo com as orientações da Secretaria de Gestão da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo
Digital do Ministério da Economia;
V – indicação da data pretendida para a conclusão da contratação, a fim de não gerar prejuízos ou descontinuidade das atividades do órgão ou da entidade;
VI – grau de prioridade da compra ou da contratação em baixo, médio ou alto, de acordo com a metodologia estabelecida pelo órgão ou pela entidade contratante;
VII – indicação de vinculação ou dependência com o objeto de outro documento de formalização de demanda para a sua execução, com vistas a determinar a sequência em que as contratações serão realizadas; e
VIII – nome da área requisitante ou técnica com a identificação do responsável.
Parágrafo único. Para cumprimento do disposto no caput, os órgãos e as entidades observarão, no mínimo, o nível referente à classe dos materiais ou ao grupo dos serviços e das obras dos Sistemas de
Catalogação de Material, de Serviços ou de Obras do Governo federal (sem grifos no original).

2.4 COMO PREENCHER CADA UM DOS CAMPOS?

No preenchimento do documento, é necessário atenção especificamente:

• Justificativa da necessidade da contratação: deve ser explicitada a pertinência da contratação com as necessidades do órgão. Para as compras, deve ser enfrentada a questão da obediência ao princípio da padronização (artigo 40, inciso V, alínea ‘a’, NLLC) e a necessidade (com fundamento de fato e de direito) de indicação de determinada(s) marca(s) ou modelo(s) (artigo 41, inciso I, NLLC) ou eventual proibição de contratação de marca ou modelo específicos (artigo 41, inciso II, NLLC). No caso dos serviços, deve ser atestado que estes não estão inseridos nas atribuições dos cargos de carreira do requisitante e nem se amoldam às outras vedações e exceções trazidas pelo artigo 48 e, se necessário, justificar a opção pela contratação de mais de uma empresa ou instituição para executar o mesmo serviço (artigo 49, NLLC);
• Descrição sucinta do objeto: sem imposição de condições que restrinjam a competitividade e observando o nível referente à classe dos materiais ou ao grupo dos serviços e das obras dos Sistemas de Catálogo de Material (CATMAT), de Serviços (CATSER) ou de Obras do Governo federal (orientação da Secretaria de Gestão). Deve ser observada, especialmente, a decisão contida no Acórdão 2.831/2021 Plenário TCU, bem como as orientações específicas contidas no Comunicado nº 02/2023 da SEGES, que pode ser acessado pelo Portal de Compras do Governo Federal (compras.gov.br), disponível a partir da aba “Acesso à Informação”. É, ainda, relevante consultar o Portal Nacional de Contratações Públicas – PNCP, para verificar se o objeto da contratação é um item padronizado disponível no Catálogo Eletrônico de Padronização.
• Quantidade a ser contratada: o mal dimensionamento do quantitativo a ser contratado consiste em um dos principais fatores geradores de contratos antieconômicos à Administração Pública. É relevante mensurar com cautela o quantum que se busca contratar, baseado em experiências anteriores e atentando-se para eventual extraordinariedade. Por exemplo, em períodos de grandes eventos no país e que demandam maior dedicação dos agentes públicos envolvidos em atividade de Inteligência, é razoável crer que haverá uma maior necessidade de serviços e bens de consumo na repartição, ainda que temporária. Essas circunstâncias, dentro do possível, devem ser analisadas na fase de planejamento, pois o acréscimo no curso da execução contratual pode resultar na perda de economia de escala, na forma do artigo 40, inciso III, da NLLC;
• Estimativa preliminar do valor da contratação, que, segundo orientação da Secretaria de Gestão (disponível no portal compras.gov.br), dispensa, nesta etapa do planejamento, a observância dos ritos formais do artigo 23 da NLLC e da IN SEGES/MP nº 65, de 7 de julho de 2021, bastando a consulta a fontes que permitam a estimativa do valor pela Administração, por exemplo: histórico de preços praticado em contratações do órgão ou da entidade; preços de contratações públicas similares realizadas por outros órgãos e entidades da Administração; preços de mercado vigentes ou quaisquer outros meios. É facultado ao setor técnico a aplicação de percentuais ou índices oficiais nos valores das fontes consultadas, a título de correção inflacionária. Para esse momento da contratação, o principal é buscar preços vigentes ou atualizados, prospectados para cenários futuros.
• Nome da área requisitante ou técnica, com a identificação do responsável, para compor a equipe que irá elaborar Estudos Preliminares e Gerenciamento de Risco e, se necessário, daquele a quem será confiada a fiscalização dos serviços.

Após sua elaboração, o “Documento de Formalização da Demanda” deve ser enviado ao setor de licitações do órgão, cabendo a designação formal da equipe de Planejamento da Contratação pela autoridade competente de aludido setor.

Importante assinalar que deve a Administração envidar esforços para que a equipe de planejamento seja composta por servidores que reúnam conhecimentos sobre os aspectos técnicos e de uso do objeto, devendo ainda terem ciência da indicação antes da formal designação.

3. PORTARIA DE DESIGNAÇÃO DA EQUIPE DE PLANEJAMENTO

3.1 O QUE É?

É o ato formal que designa o conjunto de agentes que reúnem as competências necessárias à completa execução das etapas de planejamento da contratação, o que inclui conhecimentos sobre aspectos técnicos operacionais e de uso do objeto, licitações e contratos, dentre outros.

3.2 COMO FAZER?

Deve-se atentar para a existência de regramentos específicos do órgão ou entidade, mas a portaria possui uma estrutura simples, devendo apontar, no mínimo, o objeto dos serviços, a identificação dos servidores e das funções a serem exercidas e a data de entrada de vigência do ato normativo.

3.3 MODELO – PORTARIA DE DESIGNAÇÃO DA EQUIPE DE
PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO

PORTARIA Nº xxx, DE xx DE xxxxxx DE 20xx.

O [Indicar o cargo da autoridade máxima do órgão ou entidade], no uso de suas atribuições legais e regimentais, estabelecidas pela [indicar a norma que confere atribuição à autoridade], tendo em vista o que determina o art. 18 da Lei nº 14.133/2021 e as Instruções Normativas n° 5, expedida em 26 de maio de 2017 pela Secretaria de Gestão do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, n° 40, de 22 de maio de 2020, n° 40 de 30 de junho de 2020 e nº 58, de 08 de agosto de 2022, expedidas pela Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia, assim como o despacho exarado [indicar quem solicitou a expedição da portaria] nº [indicar o número do processo de contratação],

RESOLVE:
Art.1º Instituir a Equipe de Planejamento da Contratação da prestação
de serviços xxxxxx.

Art. 2º Designar os servidores abaixo relacionados, pertencentes ao Quadro Permanente desta [indicar a instituição], para, sob a presidência do primeiro, constituírem a Equipe especificada no artigo precedente:

Presidente: xxxxxxxxxxxx – Matrícula xxxxxxx
Integrante Requisitante: xxxxxxxxxxxx – Matrícula xxxxxx
Integrante Administrativo: xxxxxxxxxxxx – Matrícula xxxxxxx

Art. 3º A Equipe de Planejamento da Contratação deverá realizar todas as atividades das etapas de Planejamento da Contratação, além de acompanhar e apoiar a fase de Seleção do Fornecedor, quando solicitado pelas áreas responsáveis. O grupo poderá ser requisitado para diligências e esclarecimentos acerca do Estudo e Planejamento da Contratação até a conclusão da compra/contratação, entendido como sendo a homologação da licitação ou ratificação para compra/contratação.

Art. 4º Estabelecer o prazo de xxxx (xxxxx) dias para conclusão do Estudo Técnico Preliminar.
Art. 5º Esta Portaria entra em vigor na data de sua assinatura.

xxxxxxxxxxxxxxxx
Cargo

4. ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR

4.1 O QUE É?

Conforme definição do art. 6º, inciso XX da Lei nº 14.133/2021, o estudo técnico preliminar (ETP) é documento constitutivo da primeira etapa do planejamento de uma contratação que caracteriza o interesse público envolvido e a sua melhor solução, dando base – posteriormente ao anteprojeto, ao termo de referência ou ao projeto básico a serem elaborados caso se conclua pela viabilidade da contratação.

O ETP agrega novos elementos de planejamento, destacando-se, entre outros, o estudo e a análise das soluções disponíveis no mercado para efetivo atendimento da pretensão contratual, o apontamento dos requisitos da contratação – com especial atenção a eventuais peculiaridades técnicas da demanda, e o demonstrativo dos resultados pretendidos em termos de economicidade e de melhor aproveitamento.

Antes previstos em instruções normativas do órgão central do Poder Executivo Federal, os elementos que devem constar do ETP passaram a compor dispositivo próprio da Nova Lei de Licitações e Contratos, notadamente o §1º do art. 18:

I – descrição da necessidade da contratação, considerado o problema a ser resolvido sob a perspectiva do interesse público;
II – demonstração da previsão da contratação no plano de contratações anual, sempre que elaborado, de modo a indicar o seu alinhamento com o planejamento da Administração;
III – requisitos da contratação;
IV – estimativas das quantidades para a contratação, acompanhadas das memórias de cálculo e dos documentos que lhes dão suporte, que considerem interdependências com outras contratações, de modo a possibilitar economia de escala;
V – levantamento de mercado, que consiste na análise das alternativas possíveis, e justificativa técnica e econômica da escolha do tipo de solução a contratar;
VI – estimativa do valor da contratação, acompanhada dos preços unitários referenciais, das memórias de cálculo e dos documentos que lhe dão suporte, que poderão constar de anexo classificado, se a Administração optar por preservar o seu sigilo até a conclusão da licitação;
VII – descrição da solução como um todo, inclusive das exigências relacionadas à manutenção e à assistência técnica, quando for o caso;
VIII – justificativas para o parcelamento ou não da contratação;
IX – demonstrativo dos resultados pretendidos em termos de economicidade e de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais e financeiros disponíveis;
X – providências a serem adotadas pela Administração previamente à celebração do contrato, inclusive quanto à capacitação de servidores ou de empregados para fiscalização e gestão contratual;
XI – contratações correlatas e/ou interdependentes;
XII – descrição de possíveis impactos ambientais e respectivas medidas mitigadoras, incluídos requisitos de baixo consumo de energia e de outros recursos, bem como logística reversa para desfazimento e reciclagem de bens e refugos, quando aplicável;
XIII – posicionamento conclusivo sobre a adequação da contratação para o atendimento da necessidade a que se destina.

Oportuno registrar que, caso o ETP deixe de abordar algum elemento acima apontado, deverá haver expressa justificativa para tal (art. 18, §2º), o que se coaduna com o dever de motivação que recai sobre a
Administração Pública (art. 50, da Lei nº 9.784/1999).

Novidade trazida pela Instrução Normativa nº 40/2020, da então Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia e ratificada pela Instrução Normativa SEGES nº 58, de 8 de agosto de 2022, foi a instituição do sistema “ETP Digital”, de uso obrigatório pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais (SISG) e acessado pela plataforma Portal de Compras
do Governo Federal.

4.2 ONDE E COMO FAZER?

O acesso ao Estudo Técnico Preliminar Digital pode se acessado pelo seguinte QR Code:

A existência de um sistema digital, estruturando de forma prévia os estudos preliminares em tópicos, torna desnecessária a apresentação de um modelo de documento propriamente dito, pois a plataforma
indica os elementos mínimos a serem contemplados no artefato da contratação.

Nada obstante, diretrizes são necessárias para auxiliar os gestores no preenchimento dos campos específicos no sistema ETP Digital, sem prejuízo de consulta ao Manual do ETP Digital, o qual pode ser acessado no QR Code abaixo:

4.3 COMO PREENCHER CADA UM DOS CAMPOS?

Conforme exposto pela Instrução Normativa SEGES nº 58, de 8 de agosto de 2022, o estudo técnico preliminar deve privilegiar a consecução dos objetivos de uma contratação, nos termos do art. 11 da Lei nº 14.133/2021, em detrimento de modelagem de contratação centrada em exigências meramente formais.

No preenchimento do documento, é necessário atenção especificamente:

Necessidade da contratação: Nada obstante a necessidade tenha sido previamente apresentada no “documento de formalização da demanda”, é possível que mais elementos a indicar a imprescindibilidade
da contratação tenham sido coletados, devendo portanto a justificativa ser robustecida; é imprescindível que o campo aborde o problema identificado a ser resolvido, a real necessidade gerada por ele e o que se almeja alcançar com a contratação. Trata-se de informação a ser fornecida pela área requisitante e de importância para o correto andamento das etapas subsequentes.

Conforme bem delineado em parecer parametrizado de autoria da Câmara Nacional de Modelos da AGU, cujo acesso pode se dar pela página da Consultoria-Geral da União (agu.gov.br) , em Modelos de Licitações, Contratos, Convênios e Congêneres, “a identificação da necessidade da contratação é o primeiro aspecto a ser abordado em um estudo técnico preliminar, justamente para permitir a reflexão
sobre os motivos pelos quais determinada contratação foi solicitada, investigando assim qual a necessidade final a ser atendida, que pode inclusive ser distinta a depender da finalidade do órgão ou entidade, ainda que o objeto indicado pelo setor requisitante seja o mesmo”.

E continua a D. Câmara, “trata-se de etapa fundamental do processo, por meio da qual o problema colocado para a Administração pode vir a ser compreendido sob outra perspectiva e assim contribuir para que outras soluções se mostrem propícias a atender a demanda, quando se passar à fase de levantamento de mercado, tratada mais à frente”.

O preenchimento do campo é obrigatório (art. 18, §2º da Lei nº 14.133/2021).

• Requisitos da contratação: Tópico de suma importância, pois responsável por especificar a real demanda da Administração e por delimitar a aptidão para a competição, elencando-se os requisitos necessários ao atendimento da pretensão e atentando-se para:

» padrões mínimos de qualidade;
» em caso de não utilização do catálogo eletrônico de padronização,
justificar;
» no caso de serviços, definir e justificar se o serviço possui natureza
continuada ou não;
» incluir, no que cabível, critérios e práticas de sustentabilidade que
devem ser veiculados como especificação técnica do objeto ou como
obrigação da contratada, observado o Guia Nacional de Contratações
Sustentáveis. Caso não aplicáveis critérios de sustentabilidade, a
decisão deve ser justificada pela área técnica;

4.4 COMO PREENCHER OS REQUISITOS DE SUSTENTABILIDADE?

O acesso ao Guia Nacional de Contratações Sustentáveis da Advocacia-Geral da União, para auxiliar o gestor na tarefa, pode ser feito pelo QR Code a seguir:

» avaliar a duração inicial do contrato de prestação de serviços de natureza continuada, justificando a decisão;
» possível necessidade de a contratada promover a transição contratual com transferência de conhecimento, tecnologia e técnicas empregadas, arrolando como sua obrigação;
» deverá ser feito minucioso quadro identificando as soluções de mercado existentes (produtos, fornecedores, fabricantes, etc) e que possuem aptidão em atender aos requisitos especificados; caso
se vislumbre uma quantidade de fornecedores restrita, verificar se a solução pretendida ou os requisitos eleitos são realmente indispensáveis, avaliando se possível a sua retirada ou flexibilização (mas sempre se atentando para que uma especificação não se mostre insuficiente a ponto de conduzir a uma contratação que não atenda às necessidades da Administração);

» No caso de materiais:
» indicar se será exigida amostra ou prova de conceito para algum item, a qual deverá estar clara, precisa e acompanhada de metodologia de análise.
» se houver qualquer direcionamento de marca, este deverá ser justificado tecnicamente, sob pena de enquadramento como restrição indevida de competitividade.
» indicar os CATMATs que contêm as especificações desejadas para os itens a serem licitados, certificando-se tratar-se ou não de item padronizado (os itens padronizados podem ser consultados no portal pncp.gov.br). Também indicar os códigos SIPAC que atendem à demanda. Poderá ser anexada uma tabela que contenha todas as informações e, nos tópicos do ETP, esta tabela pode ser referenciada. Para casos em que não existirem códigos SIPAC padronizados, solicitar os cadastros junto ao setor de Catálogo de Materiais.
» certificar que o objeto não se enquadra como bem de luxo (art. 20 de Lei nº 14.133/2021 e Decreto nº 10.818/2021).
» se houver indicação de marca ou modelo deve-se constar justificativa fundamentada para indicação.
» se houver vedação de determinada marca e/ou produto, deve ser indicado processo administrativo em que esteja comprovado que não atendem às necessidades da Administração

» No caso de serviços:
» certificar que os serviços a serem contratados se enquadram como atividades materiais acessórias, instrumentais ou complementares aos assuntos que constituem área de competência legal do órgão ou da entidade.
» indicar a necessidade de garantias/assistência técnica;
» indicar questões referentes ao frete e a entrega da mercadoria ou realização do serviço;
» indicar requisitos específicos que couberem quanto à exigência de habilitação técnica ou atendimento a normas como ABNT;
» avaliar a possibilidade de subcontratação;
» o eventual não preenchimento deste campo deverá ser justificado (art. 18, §2º, parte final, da Lei nº 14.133/2021).

Levantamento de mercado:

O estudo aprofundado de como funciona o mercado envolvendo a solução pretendida e a posterior aposição expressa de suas peculiaridades no ETP viabiliza contratação pela Administração em melhor consonância com a realidade, e portanto com menos suscetibilidade a práticas antieconômicas. Propicia ainda uma melhor justificativa por quais razões possíveis decisões de flexibilização foram adotadas, o que demonstra a importância deste tópico receber adequado tratamento pela equipe de planejamento.

Deve-se considerar diferentes fontes, inclusive contratações similares feitas por outros órgãos, com objetivo de identificar a existência de novas metodologias, tecnologias ou inovações que melhor atendam
às necessidades da Administração.

Atentar-se, a depender do objeto que se pretende contratar, para o dinamismo do mercado. Uma modelagem adotada em contratação anterior não necessariamente será a mais adequada atualmente se o
segmento do serviço e/ou bem pretendido rotineiramente apresenta inovações.

Em situações específicas ou nos casos de complexidade técnica do objeto, poderá ser realizada audiência pública, preferencialmente na forma eletrônica, para coleta de subsídios que definirão a solução mais
adequada sob a ótica do melhor custo-benefício.

No caso de materiais, deve-se certificar que a opção pela aquisição é mais vantajosa do que outras alternativas, a exemplo da locação de bens (artigo 44 da Lei nº 14.133/2021).

ATENÇÃO!

Caso após o levantamento de mercado a quantidade de fornecedores for considerada restrita, deve-se verificar se os requisitos que limitam a participação são realmente indispensáveis, flexibilizando-os sempre que possível (art. 9º, I, §2º, da IN SEGES/ME nº 58/2022).

O eventual não preenchimento deste campo deverá ser justificado (art. 18, §2º, parte final, da Lei nº 14.133/2021).

Descrição da solução como um todo

Neste tópico devem ser descritos todos os elementos a se produzir/contratar/executar para que a contratação produza, de fato, os resultados pretendidos pela Administração e atinja, de forma satisfatória, o escopo previamente eleito, com apresentação, quando for o caso, das justificativas técnicas e econômicas do tipo de solução escolhida.

Descrições incompletas, insuficientes, imprecisas podem vir a prejudicar a definição do futuro objeto licitatório e afastar potenciais fornecedores ou então atrair fornecedores impertinentes, o que reclama atenção.

Em caso de exigências de qualificação técnica ou econômica:

» necessitam ser específicas e objetivas;
» devem ser justificadas neste tópico;
» caso refiram-se a contratações para: a) entrega imediata; b) contratações com valores inferiores a um quarto do limite para dispensa de licitação para compras em geral, ou, c) contratações de produto para pesquisa e desenvolvimento até o valor de R$ 324.122,46 (trezentos e vinte e quatro mil cento e vinte e dois reais e quarenta e seis centavos) – valor atualizado anualmente –, é preciso justificar porque não foram dispensadas.

No caso de serviços com contratação simultânea para o mesmo objeto, caso a Administração pretenda contratar mais de uma empresa para execução do objeto, é necessário atestar ainda que não houve perda
da economia de escala; é possível e conveniente a execução simultânea e; e há controle individualizado para execução de cada contratado (conforme art. 49 da Lei nº 14.133/2021).

O eventual não preenchimento deste campo deverá ser justificado (art. 18, §2º, parte final da Lei nº 14.133/2021).

Estimativa das quantidades

Indicar qual o método utilizado para se apurar a estimativa das quantidades pretendidas. A estimativa deve ser obtida a partir de dados concretos (ex.: série histórica de consumo, atentando-se a eventual fato
futuro apto a impactar o quantitativo demandado).

Incluir memórias de cálculo e documentos que dão suporte à estimativa, inclusive, se for o caso, quadro de informações das contratações anteriores.

Considerar a interdependência com outras contratações, de modo a possibilitar avaliação quanto a uma possível economia de escala.

Para os casos em que a previsibilidade não se mostra possível antes da contratação, deverá ser avaliada a utilização de mecanismos que sejam aptos a minorar o problema da mensuração, cabendo a indicação e justificativa de sua escolha.

Ressalte-se que o salutar aumento do controle institucional e social sobre as contratações públicas aumenta a importância de o processo ser “autoexplicativo”, inclusive no que tange ao aspecto quantitativo, sob pena de trazer insegurança jurídica não só para a contratação buscada como também para os servidores que atuaram no feito. Por essa razão, é fundamental que as explicações sobre a necessidade e quantidade estejam facilmente acessíveis no processo, para o caso de advirem indagações, tendo em vista que a memória sobre as circunstâncias envolvidas nas decisões tomadas vai se perdendo ao longo do tempo, dificultando sobremaneira explicações posteriores.

O preenchimento do campo é obrigatório (art. 18, §2º da Lei nº 14.133/2021).

Estimativa do valor da contratação

Definir e justificar o método para estimativa de preços ou meios de previsão de preços referenciais, devendo atestar ter seguido as diretrizes dos normativos que versam sobre o tema para elaboração
da imprescindível análise crítica, notadamente a Instrução Normativa SEGES/ME nº 65, de 7 de julho de 2021.

Em síntese, a pesquisa de preços para fins de determinação do preço estimado em processo licitatório para a aquisição de bens e contratação de serviços em geral será realizada mediante a utilização dos seguintes parâmetros, empregados de forma combinada ou não:

I – composição de custos unitários menores ou iguais à mediana do item correspondente nos sistemas oficiais de governo, como Painel de Preços ou banco de preços em saúde, observado o índice de atualização de preços correspondente;

II – contratações similares feitas pela Administração Pública, em execução ou concluídas no período de 1 (um) ano anterior à data da pesquisa de preços, inclusive mediante sistema de registro de preços, observado o índice de atualização de preços correspondente;

III – dados de pesquisa publicada em mídia especializada, de tabela de referência formalmente aprovada pelo Poder Executivo federal e de sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que atualizados no momento da pesquisa e compreendidos no intervalo de até 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do edital, contendo a data e a hora de acesso;

IV – pesquisa direta com, no mínimo, 3 (três) fornecedores, mediante solicitação formal de cotação, por meio de ofício ou e-mail, desde que seja apresentada justificativa da escolha desses fornecedores e que
não tenham sido obtidos os orçamentos com mais de 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do edital; ou

V – pesquisa na base nacional de notas fiscais eletrônicas, desde que a data das notas fiscais esteja compreendida no período de até 1 (um) ano anterior à data de divulgação do edital, conforme disposto
no Caderno de Logística, elaborado pela Secretaria de Gestão da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia.

Cumpre registrar que serão priorizados os parâmetros estabelecidos nos incisos I e II acima, devendo, em caso de impossibilidade, apresentar justificativa nos autos, como determina o §1º do art. 5º da supracitada Instrução Normativa nº 65/2021.

Por outro lado, serão utilizados como métodos para obtenção do preço estimado a média, a mediana ou o menor dos valores obtidos na pesquisa de preços, desde que o cálculo incida sobre um conjunto
de três ou mais preços, oriundos de um ou mais dos parâmetros acima elencados, desconsiderados os valores inexequíveis, inconsistentes e os excessivamente elevados.

Vale lembrar que excepcionalmente será admitida a determinação de preço estimado com base em menos de três preços, desde que devidamente justificada nos autos pelo gestor responsável e aprovada pela autoridade competente.

Devem ser incluídos nos autos as memórias de cálculo da estimativa de preços ou dos preços unitários referenciais e os documentos que lhe dão suporte. Esses elementos poderão constar de anexo lassificado,
caso a Administração opte fundamentadamente por preservar o seu sigilo até a conclusão da licitação (art. 24 da Lei nº 14.133/2021).

Neste item, ainda, devem ser consignadas a listagem dos fornecedores consultados, as justificativas de sua escolha e as empresas que, consultadas, não apresentaram resposta.

Após realizar análise crítica dos preços coletados, cabe justificar expressamente eventuais dificuldades encontradas na execução da tarefa e concluir pela vantajosidade em se empreender a contratação nos moldes eleitos.

Ante a relevância do tema, o assunto será aprofundado em capítulo próprio mais adiante.

O preenchimento do campo é obrigatório (art. 18, §2º, da Lei nº 14.133/2021).

Justificativa para o parcelamento ou não da solução

A regra a ser observada pela Administração nas licitações é a do parcelamento do objeto, conforme disposto na alínea b do inciso V do art. 40 e art. 47, §1º, ambos da Lei nº 14.133/2021, mas é imprescindível que a divisão do objeto seja técnica e economicamente viável e não represente perda de economia de escala.

Haverá parcelamento da solução e, portanto, licitação por item, sempre que o objeto for divisível e tal decisão assegure: a) ser técnica e economicamente viável para atingimento dos resultados pretendidos; b) não haver perda de economia de escala; c) haver melhor aproveitamento do mercado e ampliação da competitividade.

Caso se entenda pelo não parcelamento da solução de objeto divisível, a justificativa deve trazer elementos que demonstrem que haveria prejuízo ao conjunto ou à perda de economia de escala se adotada decisão em sentido contrário.

Recomendável reforçar, neste tópico, o funcionamento do mercado do bem ou do serviço a ser contratado, de maneira a evidenciar que a decisão da Administração em parcelar (ou não) o objeto está em consonância às práticas daquele setor econômico e busca o melhor aproveitamento do objeto.

No caso de aquisição de item em vultosa quantidade, avaliar a pertinência na divisão em lotes, propiciando assim maior participação daqueles que, embora não disponham de capacidade para execução da totalidade do objeto, possam fazê-lo com relação a um menor quantitativo de unidades – desde que se constate, claro, não haver um real prejuízo à economia de escala.

O preenchimento do campo é obrigatório (art. 18, §2º da Lei nº 14.133/2021).

Identificação de contratações correlatas e/ou interdependentes

O órgão assessorado deverá informar a existência de contratações que guardem relação ou afinidade, pretéritas ou futuras, com a atual pretensão contratual.

Com tais informações postas de forma clara, os gestores terão melhores condições na tomada de decisões, com possível aproveitamento de economia de escala e evitando-se posicionamentos contraditórios e sobreposição de contratações.

O eventual não preenchimento deste campo deverá ser justificado (art. 18, §2º, parte final da Lei nº 14.133/2021).

Demonstração do alinhamento entre a contratação e o planejamento

Informar a política pública a que esteja vinculada ou a ser instituída pela contratação (quando couber) e indicar se a contratação está alinhada aos planos de governança instituídos pelo órgão, como por exemplo o Plano de Contratações Anual, Plano de Desenvolvimento Institucional, Planejamento Estratégico, Plano Diretor de Logística Sustentável, Sistema de Governança, dentre outros.

A ausência de previsão da contratação em algum desses artefatos de planejamento deverá ser justificada, com indicação das medidas a serem adotadas para suprimento da omissão.

O eventual não preenchimento deste campo deverá ser justificado (art. 18, §2º, parte final da Lei nº 14.133/2021).

Resultados pretendidos

Indicar os benefícios diretos e indiretos que o órgão almeja com a contratação, em termos de economicidade, eficácia, eficiência, melhor aproveitamento de recursos humanos, materiais e financeiros
disponíveis, inclusive com respeito a impactos ambientais positivos e melhoria da qualidade de produtos ou serviços oferecidos à sociedade.

Os resultados pretendidos consistem em importante vetor de análise e reanálise da formatação da contratação e da plausibilidade de êxito, cabendo sua constante “revisitação” até elaboração final do termo de referência, o que confere maior segurança aos planejadores de que os elementos escolhidos para balizar a contratação são aqueles com maior capacidade de atingimento das consequências esperadas.

Para além disso, quando há clareza nos resultados pretendidos, há maior facilidade na estipulação dos níveis esperados de qualidade da prestação do serviço e respectivas adequações de pagamento.

No caso da contratação de serviços, poderá ser elaborado o Instrumento de Medição de Resultados (IMR) ou instrumento substituto, se for o caso, que deverá constar como anexo dos Estudos Preliminares (IN SEGES/MP nº 05/2017, Anexos V-B e VIII-A).

O eventual não preenchimento deste campo deverá ser justificado (art. 18, §2º, parte final da Lei nº 14.133/2021).

Providências a serem adotadas

Caso seja necessária a adequação do ambiente da organização para que a contratação surta seus efeitos, cumpre elaborar cronograma com todas as atividades necessárias para tal e com indicação dos responsáveis por esses ajustes.

Deve-se ainda considerar a necessidade de capacitação de servidores para atuarem na contratação e fiscalização dos serviços de acordo com as especificidades do objeto.

Em havendo necessidade de ajustes, o cronograma deverá ser juntado ao processo e esta atuação prévia deve ser incluída no Mapa de Riscos como um fator de risco ao sucesso da contratação caso não seja
implementada a tempo.

O eventual não preenchimento deste campo deverá ser justificado (art. 18, §2º, parte final da Lei nº 14.133/2021).

Descrição dos possíveis impactos ambientais

Indicar os possíveis impactos ambientais gerados pela contratação e as respectivas medidas de tratamento ou de mitigação para minimizá-los.

Recomendável, mais uma vez, a consulta e balizamento pelo Guia Nacional de Contratações Sustentáveis elaborado pela Advocacia-Geral da União.

O eventual não preenchimento deste campo deverá ser justificado (art. 18, §2º, parte final da Lei nº 14.133/2021).

Declaração da viabilidade ou não da contratação

A equipe de planejamento deve explicitamente declarar que a contratação é viável e razoável (ou não), justificando com base nos elementos apresentados no estudo técnico preliminar.

O preenchimento do campo é obrigatório (art. 18, §2º, da Lei nº 14.133/2021).

Providências complementares

Ao final da elaboração dos estudos preliminares, deve-se avaliar a necessidade de classificá-lo nos termos da Lei nº 12.527/2011.

Os documentos necessários para suporte das informações constantes no estudo técnico preliminar devem ser juntadas no sistema ETP digital na aba “Anexos”.

Durante a elaboração do ETP deverão ser avaliadas: a) a possibilidade de utilização de mão de obra, materiais, tecnologias e matérias primas existentes no local da execução, conservação e operação do
bem, serviço ou obra, desde que não haja prejuízos à competitividade do processo licitatório e à eficiência do respectivo contrato; b) a necessidade de ser exigido, em edital ou em aviso de contratação direta, que os serviços de manutenção e assistência técnica sejam prestados mediante deslocamento de técnico ou disponibilizados em unidade de prestação de serviços localizada em distância compatível com suas necessidades.

ATENÇÃO!

Cabe pontuar, por fim, que a etapa de Estudo Técnico Preliminar pode ser dispensada (artigo 14, da IN SEGES/ME nº 58/2022): (a) nas hipóteses dos incisos I, II, VII e VIII do art. 75 e do § 7º do art. 90 da Lei nº 14.133/2021; (b) na hipótese do inciso III do art. 75 da Lei nº 14.133/2021; e (c) e nos casos de prorrogações dos contratos de serviços e fornecimentos contínuos, devendo, em qualquer dos casos, o gestor justificar expressamente nos autos a posição adotada, como, por exemplo, que a elaboração do documento é incompatível com a urgência da contratação.

5. GERENCIAMENTO DE RISCOS

5.1 O QUE É?

Risco é um evento futuro, identificado e passível de atribuir uma probabilidade de ocorrência e um impacto (caso aconteça). A gestão de riscos, por sua vez, consiste em um processo composto por cinco etapas: a) identificação; b) avaliação; c) tratamento; d) implementação; e e) monitoramento.

O gerenciamento de riscos, então, trata-se de importante etapa do Planejamento da Contratação em que cabe à equipe responsável pela sua realização:

• identificar os principais riscos que possam comprometer a efetividade da contratação ou que impeçam o alcance dos resultados que atendam às necessidades do órgão;
• avaliar os riscos que foram identificados e mensurar a probabilidade de sua ocorrência e o seu possível impacto;
• conferir tratamento aos riscos por meio da definição de ações para reduzir a probabilidade de ocorrência dos eventos e consequência (“ações preventivas”), ou então, para os riscos que persistirem, definir as “ações de contingência” para o caso de os eventos correspondentes
  aos riscos se concretizarem;
• definir os responsáveis pelas ações de tratamento e monitoramento dos riscos, sendo relevante a indicação do setor que, de fato, tenha atribuição para tratar de forma eficiente os eventos mapeados.

5.2 COMO FAZER?

O Gerenciamento de Risco se materializa pelo denominado “Mapa de Riscos” e deverá ser confeccionado no módulo de Gestão de Riscos Digital, conforme as orientações da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital, cujo acesso pode ser feito pelo QR Code abaixo.

A identificação dos possíveis riscos a impactar e possivelmente prejudicar o êxito da contratação deve guardar pertinência com as especificidades da pretensão, devendo-se evitar indicações genéricas e meramente protocolares.

O “Mapa de Riscos”, o qual deve ser reanalisado conforme avança o planejamento da contratação, haja vista o constante aumento de elementos a melhor precisar as suas necessidades e vicissitudes, deverá
ser atualizado e juntado:

• ao final da elaboração do Estudo Técnico Preliminar;
• ao final da elaboração do Termo de Referência;
• após a fase de Seleção do Fornecedor; e
• após eventos relevantes.

O êxito no planejamento da contratação passa necessariamente por uma análise perspicaz dos possíveis riscos que possam afetar a sua correção e uma antevisão das medidas mais eficazes de prevenção e contenção dos danos que daqueles decorrem.

Cabe pontuar que “Mapa de Riscos” NÃO se confunde com cláusula de matriz de risco, a qual será tratada quando da minuta de contrato e é considerada como a caracterizadora do equilíbrio econômico-inanceiro
inicial do contrato, em que se aloca, de forma prévia e acertada, a responsabilidade das partes por possível ônus financeiro decorrente de eventos supervenientes à contratação.

Assim, a idealização e elaboração do “Mapa de Riscos” não supre a necessidade da Administração Pública, em momento oportuno, discutir a matriz de riscos a ser estabelecida no instrumento contratual.

Cabe pontuar que a etapa de Gerenciamento de Riscos, exceto quanto àquela relacionada à fase de gestão do contrato, pode ser dispensada no caso das contratações diretas (artigo 72, inciso I, da Lei nº 14.133/2021).
A dispensa do mapa de risco está condicionada à juntada aos autos de justificativa, demonstrando, por exemplo, que a elaboração do documento é incompatível com a urgência da contratação.

PARA SABER MAIS!

Não deixe de conferir mais informações sobre o módulo de Gestão de Riscos Digital, disponível neste QR Code:

E saiba mais sobre os processos de gerenciamento de riscos a partir do manual disponibilizado neste QR Code:

6. PESQUISA DE PREÇOS E PLANILHA COM OS PREÇOS PESQUISADOS

6.1 O QUE É?

A pesquisa ampla e idônea com base no valor de mercado é essencial para propiciar a adequada estimativa de custos da contratação de forma transparente e proba e, ao mesmo tempo, possibilitar a aferição do valor referencial do(s) item(ns) que servirá(ão) como parâmetro na análise da exequibilidade e aceitabilidade das propostas ou lances das empresas licitantes na ocasião do certame, podendo nortear o valor máximo aceitável.

O procedimento de pesquisa de preços é previsto no artigo 23 da Lei nº 14.133/2021, e regulamentado na IN SEGES/ME nº 65, de 7 de julho de 2021.

Necessário pontuar que a IN SEGES/ME n° 65/2021, traz algumas inovações em relação à IN SEGES/ME nº 73/2020, das quais destacam-se:

• requisitos adicionais para o documento que formaliza a pesquisa de preços (artigo 3º), notadamente: memória de cálculo do valor estimado e documentos que lhe dão suporte e justificativa da escolha dos fornecedores, no caso da pesquisa direta;
• diligências adicionais em caso de elaboração de matriz de alocação
  de riscos (artigo 4º, p. único);
• inclusão da pesquisa na base nacional de notas fiscais eletrônicas
  (artigo 5º, inciso V) como parâmetro de pesquisa de preços (embora o
  dispositivo não tenha, ainda, sido regulamentado);
• novas condicionantes para a realização de pesquisa de preços direta
  com fornecedores (artigo 5º, §2º);
• possibilidade de admissão de preços fora do período de 1 (um) ano anterior à pesquisa de preços, exigida pelo artigo 5º, inciso II, desde que apresentadas as justificativas pelo agente de contratação; e
• maior detalhamento à metodologia da pesquisa de preços (artigo 6º)

6.2 ONDE FAZER A PESQUISA (PARÂMETROS)?

A pesquisa de preços deve ser conduzida com auxílio do módulo de pesquisa de preços do Portal de Compras do Governo Federal.

Os parâmetros a serem utilizados na pesquisa de preços estão previstos no artigo 5º da IN SEGES/ME nº 65/2021, e podem ser usados de forma combinada ou não:

composição de custos unitários menores ou iguais à mediana do
item correspondente nos sistemas oficiais de governo, como o Painel
de Preços ou o Banco de Preços em Saúde, observado o índice de
atualização de preços correspondente;

• contratações similares feitas pela Administração Pública, em
  execução ou concluídas no período de 1 (um) ano anterior à data da
  pesquisa de preços, inclusive mediante sistema de registro de preços,
  observado o índice de atualização de preços correspondente;
• dados de pesquisa publicada em mídia especializada, de tabela de
  referência formalmente aprovada pelo Poder Executivo federal e de
  sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que
  atualizados no momento da pesquisa e compreendidos no intervalo
  de até 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do edital,
  contendo a data e a hora de acesso;
• pesquisa direta com, no mínimo, 3 (três) fornecedores, mediante
  solicitação formal de cotação, por meio de ofício ou e-mail, desde
  que seja apresentada justificativa da escolha desses fornecedores e
  que não tenham sido obtidos os orçamentos com mais de 6 (seis)
  meses de antecedência da data de divulgação do edital;
• pesquisa na base nacional de notas fiscais eletrônicas, desde que
  a data das notas fiscais esteja compreendida no período de até
  1 (um) ano anterior à data de divulgação do edital, conforme disposto
  no Caderno de Logística, elaborado pela Secretaria de Gestão da
  Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital
  do Ministério da Economia.

A pesquisa baseada em dados retirados de sistemas oficiais do governo e de contratações similares feitas pela Administração Pública deve ser priorizada e, em caso de impossibilidade de utilização desses dois
parâmetros, apresentada a justificativa nos autos.

É importante, ademais, que os responsáveis pelas pesquisa de preços atentem para as condicionantes na utilização de cada um dos parâmetros, em especial o prazo máximo de antecedência em relação à publicação do edital e consignação de data e hora de acesso nos documentos, quando retirados da internet.

Ademais, a escolha pela pesquisa direta com fornecedores demanda alguns cuidados adicionais da Administração:

• o ofício ou email encaminhado ao fornecedor deve conter prazo de resposta compatível com a complexidade do objeto a ser licitado (recomendando-se não seja inferior a cinco dias) e informações das características da contratação;

• zelar para que as respostas dos fornecedores contenham: a) descrição do objeto, valor unitário e total; b) número do Cadastro de Pessoa Física – CPF ou do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica – CNPJ do proponente; c) endereços físico e eletrônico e telefone de contato; d) data de emissão; e e) nome completo e identificação do responsável.
• anexar aos autos relação de fornecedores que foram consultados e
  não enviaram respostas à solicitação da Administração.

6.3 COMO FAZER A PESQUISA NO PAINEL DE PREÇOS?

O Manual do Painel de Preços, com dados e informações apresentados de forma simples para auxiliar a realização da pesquisa de preços, pode ser acessado pelo QR Code abaixo:

Se preferir, há um tutorial na forma de vídeo, que pode ser acessado por este QR Code:

6.4 COMO CALCULAR O VALOR ESTIMADO DA CONTRATAÇÃO
(METODOLOGIA)?

Com os dados obtidos na pesquisa do preço, o gestor público deve aplicar método para a estimativa do valor da contratação. O artigo 6º da IN SEGES/ME nº 65/2021, cita, em rol exemplificativo, a possibilidade
de utilização da média, da mediana ou do menor dos valores obtidos na pesquisa de preços, desde que o cálculo incida sobre um conjunto de três ou mais preços, desconsiderados os valores inexequíveis, inconsistentes ou excessivamente elevados.

MÉDIA X MEDIANA
A Média é o resultado da soma de todas as informações de um conjunto
de dados dividido pelo número de informações que foram somadas.
Assim, se a pesquisa de preços obteve 5 (cinco) orçamentos, somamse os preços orçados e divide-se o total por 5 (cinco). Todavia, o gestor
necessita ter atenção para o fato de a média ser fortemente influenciada
por valores extremos, razão pela qual os valores destoantes devem ser
desconsiderados.

Fórmula: Me= x1 + x2 + x3+ …. + xn / N

Em que: M_e: média x₁, x₂, x₃
,…, xn: valores dos dados
/: dividido
N: número de elementos do conjunto de dados

Já a Mediana representa o valor central de um conjunto de dados. Para encontrar o valor da mediana é necessário colocar os valores em ordem crescente ou decrescente. Assim, caso coletados 5 (cinco) valores, a mediana será o valor posicionado na terceira posição. Por exemplo, considerem os seguintes valores coletados (já em ordem crescente): R$ 25,00; R$ 25,50; R$ 27,00; R$ 32,00 e R$ 33,20. O preço de referência a ser considerado pela mediana seria o de R$ 27,00. Quando o número de elementos de um conjunto é par, a mediana é encontrada pela média dos dois valores centrais. Assim, esses valores são somados e divididos por dois. Por exemplo, considerem os seguintes valores coletados (já em ordem crescente): R$ 25,00; R$ 25,50; R$ 27,00; R$ 32,00; R$ 33,20 e R$ 34,00.

Fórmula: Md = 27 + 32 / 2 = 59/2 = 29,5

A IN SEGES/ME nº 65/2021, autoriza a utilização de outros critérios ou métodos, desde que justificados nos autos pelo gestor responsável e aprovados pela autoridade competente. Além disso, a partir do
tratamento dos dados obtidos na pesquisa, é possível que o preço estimado da contratação seja obtido mediante o acréscimo ou subtração de determinado percentual, de forma a aliar a atratividade do mercado e mitigar o risco de sobrepreço.

De todo modo, deverá a autoridade competente justificar qual a metodologia utilizada para obtenção do preço de referência do certame (se a média, a mediana, o menor dos valores obtidos, aplicação de percentual ou qualquer que seja ele) e se a opção feita é aquela que melhor resguarda os interesses da Administração no certame, cabendo ainda apresentar a fundamentação para desconsideração dos valores
inexequíveis, inconsistentes ou excessivamente elevados.

Excepcionalmente, é admitida a determinação de preço estimado com base em menos de três preços, desde que devidamente justificada nos autos pelo gestor responsável e aprovada pela autoridade competente.

Esse aspecto é especialmente importante nas contratações diretas (dispensa e inexigibilidade de licitação), cujo procedimento de pesquisa de preços é trazido no artigo 7º da IN SEGES/ME nº 65/2021:

IN SEGES/ME nº 65/2021

Art. 7º Nas contratações diretas por inexigibilidade ou por dispensa de licitação, aplica-se o disposto no art. 5º.
§ 1º Quando não for possível estimar o valor do objeto na forma estabelecida no art. 5º, a justificativa de preços será dada com base em valores de contratações de objetos idênticos, comercializados pela futura
contratada, por meio da apresentação de notas fiscais emitidas para outros contratantes, públicos ou privados, no período de até 1 (um) ano anterior à data da contratação pela Administração, ou por outro meio idôneo.
§ 2º Excepcionalmente, caso a futura contratada não tenha comercializado o objeto anteriormente, a justificativa de preço de que trata o parágrafo anterior poderá ser realizada com objetos semelhantes de mesma natureza, devendo apresentar especificações técnicas que demonstrem similaridade com o objeto pretendido.
§ 3º Fica vedada a contratação direta por inexigibilidade caso a justificativa de preços demonstre a possibilidade de competição.
§ 4º Na hipótese de dispensa de licitação com base nos incisos I e II do art. 75 da Lei nº 14.133/2021, a estimativa de preços de que trata o caput poderá ser realizada concomitantemente à seleção da proposta
economicamente mais vantajosa.
§ 5º O procedimento do § 4º será realizado por meio de solicitação formal de cotações a fornecedores.
É importante destacar a condicionante prevista no artigo 23, §4º, da Lei nº 14.133/2021, e reproduzida no artigo 7º, §1º, da IN SEGES/ME nº 65/2021: quando não for possível estimar o valor do objeto pelas formas ordinárias, a justificativa de preços será dada com base em valores de contratações de objetos idênticos, comercializados pela futura contratada, por meio da apresentação de notas fiscais emitidas para outros contratantes, públicos ou privados, no período de até 1 (um) ano anterior à data da contratação pela Administração, ou por outro meio idôneo.

6.5 E DEPOIS DE FINALIZADA A PESQUISA?

Os dados levantados na pesquisa de preços e a metodologia aplicada para obtenção do preço de referência da contratação pública devem constar nos autos em planilha com os preços pesquisados, junto dos documentos que lhe dão suporte, e serem objeto de nota técnica (ver tópico abaixo).

A planilha com os preços pesquisados deve permitir, de modo claro, a identificação dos dados, dos parâmetros e da metodologia utilizada pela Administração na pesquisa de preços, bem como quais valores compõem a cesta de preços (ou seja, quais foram desconsiderados e o porquê) e a comparação dos valores obtidos.

Abaixo, oferecem-se, a título de exemplo, planilhas elaboradas pelo Núcleo de Preparação de Aquisição e Contratação do Ministério da Justiça para cada item que compõe o certame e a final com o preço de referência da licitação, que podem ser acessadas pelo QR Code abaixo:

Observe-se que a primeira planilha, relativa a cada item, indica: a) objeto da pesquisa (a partir da numeração do item/grupo da versão preliminar do termo de referência); b) fonte da pesquisa (parâmetro); c) valor encontrado; e d) caracterização do dado, isto é, se será considerado ou desconsiderado (e, neste caso, porquê) para cálculo do valor estimado. A segunda, mais sintética, compila os resultados obtidos pela área técnica e expressa, de modo facilmente identificável, o valor estimado da contratação, bem como: a) descrição do item; b) valor unitário; c) quantidade a ser contratada; e d) valor total estimado do item e da contratação.

7. RELATÓRIO DA PESQUISA DE PREÇOS

7.1 O QUE É?

O Relatório da Pesquisa de Preços, contendo a análise crítica da pesquisa de preços, é elemento fundamental para que as demais linhas de defesa e aqueles que exerçam o controle social consigam compreender os dados levantados pela Administração e a composição do preço de referência
de uma contratação pública.
É, ademais, o artefato da instrução processual que materializa a pesquisa de preços.
Se utilizado o módulo de pesquisa de preços do Compras.gov.br, o documento será disponibilizado no próprio sistema.

7.2 O QUE ELA DEVERÁ CONTER?

O documento deverá apresentar, no mínimo, segundo o artigo 3º da IN SEGES/ME nº 65/2021:

• descrição do objeto a ser contratado;
• identificação do(s) agente(s) responsável(is) pela pesquisa ou, se for
  o caso, da equipe de planejamento;
• caracterização das fontes consultadas;
• série de preços coletados;
• método estatístico aplicado para a definição do valor estimado;
• justificativas para a metodologia utilizada, em especial para
  a desconsideração de valores inconsistentes, inexequíveis ou
  excessivamente elevados, se aplicável;
• memória de cálculo do valor estimado e documentos que lhe dão
  suporte; e
• justificativa da escolha dos fornecedores, no caso da pesquisa direta
  com eles.

7.3 COMO PREENCHER CADA CAMPO?

Descrição do objeto a ser contratado: a descrição aqui constante deverá guardar relação com os demais artefatos da contratação, como o Documento de Formalização da Demanda, o Estudo Técnico Preliminar e o Termo de Referência.

Caracterização das fontes consultadas e justificativa da escolha dos fornecedores, no caso do uso do parâmetro do inciso IV do artigo 5º: aqui, o setor competente deverá indicar quais os parâmetros foram utilizados na pesquisa de preços.

Caso não tenha sido possível priorizar a pesquisa em sites oficiais do governo e em contratações similares feitas pela Administração Pública, este é o campo apropriado para a apresentação das justificativas para tanto.

Da mesma forma, é aqui que devem ser apostas as justificativas caso a cesta encontrada pela Administração contenha menos de três preços ou, nas contratações diretas e inexigibilidades, se inviável

a apuração da razoabilidade da proposta da contratação pelos parâmetros ordinários, fazendo-se necessário o uso de notas fiscais ou outra forma de apuração, nos moldes do artigo 7º, §1º, da IN SEGES/ ME nº 65/2021.

Por fim, se foi realizada consulta direta com fornecedores, a área técnica também deverá indicar quais das empresas que, embora consultadas, não apresentaram resposta dentro do prazo fornecido pela Administração; e apresentar a justificativa do porquê escolheu aquelas empresas para levantamento dos valores de mercado.

Série de preços coletados: neste capítulo, a área técnica deverá apresentar planilha/tabela contendo todos os preços coletados.

Dentro das possibilidades do sistema de processo eletrônico do órgão ou da entidade, é recomendável que haja indicação da posição, nos autos, do documento que se refere àquele parâmetro (folha,
sequencial SEI ou Sapiens, etc.).

Se, por ocasião do tratamento dos dados, venha a desconsiderar parte dos valores levantados, é recomendável que destaque o campo relativo àquele dado (por exemplo, na cor vermelha) e indique, brevemente, a razão porque aquele preço não comporá a cesta que determinará o valor de referência da contratação (por exemplo, inexequível ou excessivamente elevado).

Indicação do método estatístico e justificativa para a metodologia utilizada para definição do valor estimado: deverá a autoridade competente justificar qual a metodologia utilizada para obtenção
do preço estimado do certame (se a média, a mediana, o menor dos valores obtidos, aplicação de percentual ou qualquer que seja ele) e se a opção feita é aquela que melhor resguarda os interesses
da Administração no certame, cabendo ainda apresentar a fundamentação para desconsideração dos valores inexequíveis, inconsistentes ou excessivamente elevados;

Memória de cálculo do valor estimado: o setor competente deverá reproduzir a planilha contendo o resumo dos preços obtidos pela Administração, após o tratamento crítico dos dados, com manifestação
conclusiva a respeito da compatibilidade do preço estimado para a licitação com os valores praticados no mercado ou, nos casos de contratação direta, da vantajosidade da proposta da contratada; e

Identificação do(s) agente(s) responsável(is) pela pesquisa ou, se for o caso, da equipe de planejamento.

7.4 COMO FAZER?

A formatação da Nota Técnica é, a princípio, livre, sendo as limitações impostas pela IN SEGES/ME nº 65/2021, apenas de conteúdo (mínimo). Justamente com o objetivo de garantir que o que é normativamente exigido conste da manifestação técnica, orienta-se que ela seja estruturada em capítulos, cujos títulos correspondam à lista acima (inicia-se com “descrição do objeto a ser contratado” e finaliza com “identificação dos agentes responsáveis pela pesquisa”). A medida também auxilia o trabalho dos advogados públicos responsáveis pela análise do processo, o que reverte em eficiência e agilidade na finalização do processo de contratação.

Modelo simplificado de nota técnica de análise crítica de pesquisa de preços (aplicável se pertinente a complementação da disponibilizada pelo Compras.gov.br):

NOTA TÉCNICA nº xxxx

I – OBJETO DA CONTRATAÇÃO
O objeto da presente contratação é xxxxxxxxxxx.

II – FONTES CONSULTADAS
2.1. Para a definição do valor estimado da contratação foram utilizados os parâmetros dos incisos [especificar] da IN SEGES/ME nº 65/2021.
2.2. Foram priorizadas a consulta aos sistemas oficiais de governo e às contratações similares feitas pela Administração Pública, em conformidade com o artigo 5º, §1º, da IN SEGES/ME nº 65/2021.
OU
2.2. Não foram priorizados os parâmetros do artigo 5º, incisos I e II, da IN SEGES/ME nº 65/2021, porque… [… apresentar as justificativas, como não foram encontrados resultados suficientes, etc… Especial atenção deve ser conferida, em particular, nas dispensas e inexigibilidades de licitação].
2.3. Na consulta direta com fornecedores, foi enviada comunicação às seguinte empresas:

2.4. O preço estimado para a contratação considerou o mínimo de três cotações, nos termos do artigo 6º, §5º da IN SEGES/ME nº 65/2021.
OU
2.4. Não foi possível a obtenção do mínimo de três preços para estimativa do preço da contratação, pois [… apresentar justificativas…].

III – SÉRIE DE PREÇOS COLETADOS
(Inserir as planilhas com todos os preços coletados e sua análise crítica, conforme instruções acima)
IV – METODOLOGIA PARA OBTENÇÃO DO PREÇO ESTIMADO
4.1. A obtenção do preço estimado deu-se com base na média/mediana/menor/outro dos valores obtidos na pesquisa de preços, em razão de […justificativa para a escolha da metodologia…].
4.2. Dentro dos preços coletados, foram desconsiderados aqueles inexequíveis, inconsistentes ou excessivamente elevados, conforme abaixo:

V – MEMÓRIA DE CÁLCULO E CONCLUSÃO
5.1. O preço estimado da contratação é R$ …. (escrever por extenso), conforme memória de cálculo abaixo: (reproduzir a planilha contendo o resumo dos preços obtidos pela Administração)

5.2. Após a realização de pesquisa de preços em conformidade com a IN SEGES/ME nº 65/2021, certifica-se que o preço estimado para a presente contratação é compatível com os praticados no mercado (ou é vantajoso para a Administração, se for caso de dispensa ou inexigibilidade).

VI – IDENTIFICAÇÃO DOS AGENTES RESPONSÁVEIS PELA PESQUISA DE PREÇOS

6.1. A presente pesquisa de preços foi conduzida por: [nome do agente público], matrícula nº [xxxx].

[Cidade], [data].
xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx
Cargo Cargo Cargo

8. DECLARAÇÕES DE DISPONIBILIDADE E DE ADEQUAÇÃO ORÇAMENTÁRIA

8.1 O QUE É?

Como é cediço, deve haver previsão de recursos orçamentários que assegurem o pagamento das obrigações a serem assumidas pela Administração Pública. Assim é que a existência de previsão orçamentária para o exercício financeiro em que se realizará a despesa, consoante se vê do inciso II, do art. 167, da Constituição Federal, art. 150 da Lei nº 14.133/2021 e art. 73 do Decreto-Lei nº 200/1967, é condição prévia a ser observada antes da assunção de quaisquer obrigações financeiras.

Nesse passo, as regras pertinentes ao direito financeiro acima aludidas vedam a realização de despesa sem que tenha sido contemplada nas respectivas leis orçamentárias. Isso significa dizer que para a Administração realizar despesas é imprescindível a existência de previsão orçamentária suficiente para cobri-la.

As providências complementares trazidas pelo art. 16 da Lei Complementar nº 101, de 4 de maio de 2000 (Lei de Responsabilidade Fiscal) serão necessárias nos casos de criação, expansão ou aperfeiçoamento de
ação governamental, o que em regra se dá com projetos (e não simples atividades).
São, assim, elementos distintos que devem ser identificados na declaração juntada ao procedimento de contratação.

Vale o registro de que, a princípio, a declaração necessária que conste dos autos é a de previsão orçamentária no exercício corrente para cobrir suficientemente as despesas obrigacionais que irão ser contraídas com a assinatura do contrato.

Conforme art. 105 da Lei nº 14.133/2021, a duração dos contratos será a prevista em edital, e deverão ser observadas, no momento da contratação e a cada exercício financeiro, a disponibilidade de créditos
orçamentários, bem como a previsão no plano plurianual, quando ultrapassar 1 (um) exercício financeiro.

8.2 COMO FAZER?

O modelo de declaração de disponibilidade orçamentária deve seguir orientação do órgão central (Ministério da Fazenda), com indicação, pelo agente com competência regimental para tal, dos seguintes elementos:

• Gestão/Unidade;
• Fonte de Recursos;
• Programa de Trabalho;
• PTRES: Natureza da Despesa;
• O número da Nota de Empenho
  A seguir, segue sugestão de ofício solicitando informação de dotação
  orçamentária:

MODELO OFÍCIO – SOLICITA INFORMAÇÃO DE DOTAÇÃO ORÇAMENTÁRIA

Ofício nº xxxxxx

Título: Informação de dotação orçamentária e de classificação da despesa

À[Coordenadoria de Orçamento, Gestão de Processos e Documentos],

Informamos que o Processo Administrativo nº xxxxx, Unidade Requisitante XXXXXXX, cujo objeto é XXXXXXXXX, foi recebido por esta [órgão requisitante] e o Estudo Técnico Preliminar nº xxx/20xx, foi
aprovado pela autoridade competente e terá a contratação feita por meio de [especificação], na forma do artigo [fundamento jurídico] da Lei nº 14.133/2021.

Dessa forma, em obediência ao mandamento legal inscrito no art. 18, art. 72 Inciso IV; e art. 150, todos Lei nº 14.133/2021, solicito-lhe informar se a [órgão ou entidade] possui dotação orçamentária para fazer frente à despesa do referido objeto, no valor total estimado de R$ xxxxxx (xxxxx reais e xxxxx centavos), sendo R$ xxxx (xxxxxxxxxxxxxx) para custeio e R$ xxxx (xxxxxxxxxxxxxx) capital.

Esclarecemos, para efeito dos art. 72 e art. 150 da Lei nº 14.133/2021, que a EXPECTATIVA de valor ESTIMADO da despesa no exercício financeiro em curso é R$ xxxxxx (xxxxx reais e xxxx centavos), sendo R$ xxxx (xxxxxxxxxxxxxx) para custeio e R$ xxxx (xxxxxxxxxxxxxx) capital.

Em caso afirmativo, solicito-lhe a indicação das respectivas rubricas, programa e fonte, nos termos da legislação pertinente.

Com o fim de atender às exigências impostas pelo art. 16, incisos I e II, da Lei Complementar nº 101, de 4/5/00 (Lei de Responsabilidade Fiscal), solicito-lhe, ainda, informar se a ação que ampara a despesa do
objeto licitado foi classificada como projeto ou atividade na LOA – Lei Orçamentária Anual (Lei nº 14.535/2023).

Na hipótese de a despesa ter sido classificada na LOA como projeto, demonstrar o cumprimento das exigências constantes no dispositivo legal acima mencionado.

Atenciosamente,

9. CÓPIA DO ATO DE DESIGNAÇÃO DO AGENTE DE CONTRATAÇÃO E DA EQUIPE DE APOIO

9.1 O QUE É?

Consoante previsto no art. 7º da Lei nº 14.133/2021, caberá à autoridade máxima do órgão ou da entidade, ou a quem as normas de organização administrativa indicarem, promover gestão por competências e designar agentes públicos para o desempenho das funções essenciais à execução
das tarefas trazidas pelo referido diploma normativo, atentando-se à necessidade de que tais agentes preencham alguns requisitos.

9.2 QUAIS SÃO ESSES REQUISITOS?

Eles são:

• sejam, preferencialmente, servidor efetivo ou empregado público dos quadros permanentes da Administração Pública;
• tenham atribuições relacionadas a licitações e contratos ou possuam formação compatível ou qualificação atestada por certificação profissional emitida por escola de governo criada e mantida pelo poder público; e
• não sejam cônjuge ou companheiro de licitantes ou contratados habituais da Administração nem tenham com eles vínculo de parentesco, colateral ou por afinidade, até o terceiro grau, ou de natureza técnica, comercial, econômica, financeira, trabalhista e civil.

Deverá ainda a autoridade que designar os agentes públicos para desempenho das funções trazidas pela NLLC observar o princípio da segregação de funções, vedada a designação do mesmo agente público
para atuação simultânea em funções mais suscetíveis a riscos, de modo a reduzir a possibilidade de ocultação de erros e de ocorrência de fraudes na respectiva contratação.

A licitação será conduzida por agente de contratação, pessoa designada pela autoridade competente, entre servidores efetivos ou empregados públicos dos quadros permanentes da Administração Pública, para tomar decisões, acompanhar o trâmite da licitação, dar impulso ao procedimento licitatório e executar quaisquer outras atividades necessárias ao bom andamento do certame até a homologação, sendo auxiliado pela equipe de apoio.

Ao contrário do agente de contratação, cuja designação limita-se a servidores efetivos e/ou empregados públicos dos quadros permanentes da Administração Pública, a equipe de apoio poderá ser composta por
terceiros contratados, observadas as vedações do art. 9º da Lei nº 14.133/2021.

9.3 QUAIS AS ATRIBUIÇÕES DOS AGENTES DE CONTRATAÇÃO?

Segundo o Decreto nº 11.246, de 27 de outubro de 2022, são atribuições do agente de contratação:

• tomar decisões em prol da boa condução da licitação, dar impulso ao procedimento, inclusive por meio de demandas às áreas das unidades de contratações, descentralizadas ou não, para fins de saneamento da fase preparatória, caso necessário;

• conduzir e coordenar a sessão pública da licitação e promover as seguintes ações:

a) receber, examinar e decidir as impugnações e os pedidos de esclarecimentos ao edital e aos seus anexos e requisitar subsídios formais aos responsáveis pela elaboração desses documentos, caso
necessário;
b) verificar a conformidade da proposta mais bem classificada com os requisitos estabelecidos no edital;
c) verificar e julgar as condições de habilitação;
d) sanear erros ou falhas que não alterem a substância das propostas; e
e) encaminhar à comissão de contratação, quando for o caso:

1. os documentos de habilitação, caso se verifique a possibilidade de saneamento de erros ou de falhas que não alterem a substância dos documentos e a sua validade jurídica, conforme o disposto
   no § 1º do art. 64 da Lei nº 14.133/2021; e
2. os documentos relativos aos procedimentos auxiliares previstos no art. 78 da Lei nº 14.133/2021;
   f) negociar, quando for o caso, condições mais vantajosas com o primeiro colocado;
   g) indicar o vencedor do certame;
   h) conduzir os trabalhos da equipe de apoio; e
   i) encaminhar o processo instruído, após encerradas as fases de julgamento e de habilitação e exauridos os recursos administrativos, à autoridade superior para adjudicação e para homologação.
   
   Nas licitações que envolvam bens ou serviços especiais, o agente de contratação poderá ser substituído por comissão de contratação formada por, no mínimo, 3 (três) membros, podendo ainda, nos casos de bens ou serviços especiais cujo objeto não seja rotineiro na Administração, ser
   contratado, por prazo determinado, serviço de empresa ou de profissional especializado para assessorar os agentes públicos responsáveis pela condução da licitação.
   
   Para a correta instrução do procedimento de contratação, é recomendável a indicação clara dos atos de designação dos agentes de contratação e respectivas equipes de apoio, bem como dos atos normativos que estabelecem as respectivas competências (do designante e do designado), de modo a evidenciar que os atos processuais foram praticados por aqueles que efetivamente detinham as atribuições correspondentes.
   
   Vale o acréscimo de que a equipe de apoio contará com o auxílio dos órgãos de assessoramento jurídico e de controle interno do próprio órgão ou entidade, conforme preconiza o art. 16 do Decreto nº 11.246/2022.
   
   Não há um modelo propriamente dito para tal designação, bastando simples portaria de designação pela autoridade regimentalmente competente e publicada em boletim de serviço

10. TERMO DE REFERÊNCIA

10.1 O QUE É?

Segundo definição trazida pela Lei nº 14.133/2021, e pela IN SEGES/ME nº 81, de 25 de novembro de 2022, o termo de referência é o documento necessário para a contratação de bens e serviços.

O Termo de Referência ganhou maior protagonismo após a consolidação dos modelos de minuta elaborados pela Administração Pública Federal, em que há clara opção de se detalhar nele a pretensão da Administração, com simples remissão nos demais instrumentos, sem necessidade de replicação de seus termos. Assim, a sua elaboração de forma cautelosa e completa é essencial para que todo o processo de contratação e fiscalização do ajuste seja bem-sucedido.

10.2 É SEMPRE NECESSÁRIO MESMO?

A elaboração do Termo de Referência é excepcionada pelo art. 11 da Instrução Normativa SEGES/ME nº 81/2022 apenas nos casos de:

• contratação que mantenha todas as condições definidas em edital de licitação realizada há menos de 1 (um) ano, quando se verificar que naquela licitação: a) não surgiram licitantes interessados ou não foram apresentadas propostas válidas; b) as propostas apresentadas consignaram preços manifestamente superiores aos praticados no mercado ou incompatíveis com os fixados pelos órgãos oficiais competentes;
• adesões a atas de registro de preços, devendo, neste caso, o Estudo
  Técnico Preliminar conter as informações que bem caracterizam a
  administrativa (quantitativo, local de entrega ou de prestação de
  serviços, etc.); e
• prorrogações dos contratos de serviços e fornecimentos contínuos.

10.3 ONDE FAZER?

Em razão do artigo 4º da IN SEGES/ME nº 81/2022, os Termos de Referência deverão ser elaborados no Sistema TR Digital, disponível em comprasnet.gov.br.

10.4 COMO ELABORAR O TERMO DE REFERÊNCIA?

Como diretrizes gerais para elaboração do Projeto Básico/Termo de Referência, tem-se como vedadas as especificações que: i) por excessivas, irrelevantes ou desnecessárias, limitam, injustificadamente, a
competitividade ou direcionam ou favoreçam a contratação de prestador específico; ii) não representem a real demanda de desempenho do órgão ou entidade, não se admitindo especificações que deixem de agregar valor ao resultado da contratação ou sejam superiores às necessidades do órgão; iii) estejam defasadas tecnológica e/ou metodologicamente ou com preços superiores aos de serviços com melhor desempenho.

A eleição de especificações para a contratação, por serem um natural limitador da competitividade, deve vir acompanhada de justificativas que demonstrem a sua pertinência na escolha de um fornecedor que atenda, de fato, às necessidades da Administração.

Trata-se de um cauteloso juízo de ponderação, em que não se pode diminuir de forma injustificada a competição e ao mesmo tempo devese buscar no mercado solução que efetivamente atenda a demanda do órgão.

Deverão ser utilizados os modelos de minutas padronizadas de Termos de Referência disponibilizados pela Secretaria de Gestão e Inovação do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos, com auxílio da Advocacia-Geral da União, no Sistema TR Digital.

Caso a utilização dos modelos se dê com modificações pelo Assessorado (acréscimos ou supressões), o que somente ocorrerá em razão de especificidades do caso concreto, deverá apresentar nos autos as
justificativas para tal.

Recomenda-se que se aponte a motivação das alterações diretamente na minuta do ato, logo após a modificação, mantendo-se o texto original riscado seguido do texto alterado em cor distinta (conforme código de alterações sugerido ao lado), facilitando assim a visualização daqueles que analisam o documento posteriormente na atividade de aprovação.

Nada obstante seja possível a elaboração de nota técnica em separado explicitando as justificativas de alteração do modelo de TR/PB da AGU, entende-se, após recentes experiências com parte dos Assessorados, que a inclusão destas razões na própria minuta do ato, com o destaque acima
assinalado, agiliza o trabalho de análise pelo órgão de consultoria jurídica, a qual pode dedicar mais tempo na análise das complexidades jurídicas que eventualmente permeiam o caso concreto.

Lado outro, consoante se infere dos modelos, existem pontos cuja escolha por determinada redação, por consequência lógica, exclui a outra opção dada em mesmo tópico. Por isso, deve-se ter bastante atenção para que a minuta apresentada não traga dispositivos que são contraditórios entre si, recomendando-se sempre riscar a redação que não foi escolhida e mantê-la riscada na versão apresentada, o que propicia visualizar a opção adotada pelo gestor e que este efetivamente se atentou para a necessidade
de escolha a ele posta.

Quanto ao preenchimento das lacunas propositalmente deixadas nos modelos da AGU, sugere-se que também seja feito em cor distinta do restante do texto, o que demonstra com maior facilidade que o
gestor se atentou à necessidade de se completar os espaços conforme especificidades do caso concreto.

Tais recomendações de apresentação das minutas ao órgão de consultoria jurídica estão mais facilmente identificadas no modelo de “Declaração de utilização de modelos da SEGES e da AGU” que segue ao final deste Manual.

10.5 COMO PREENCHER O TERMO DE REFERÊNCIA?

Nos termos da Lei nº 14.133/2021, e pela IN SEGES/ME nº 81/2022, o Termo de Referência deve conter os seguintes parâmetros e elementos descritivos:

a) definição do objeto, incluídos:

• condições gerais da contratação: aqui, deve-se fazer a descrição dos elementos essenciais que compõem o núcleo do objeto, com declaração de sua natureza (se é bem ou serviço comum, se é serviço ou não continuado, etc.), indicação do item a ser contratado em conformidade com o Catálogo de Materiais (Catmat) e com o Catálogo de Serviços (Catser), com os quantitativos, o prazo do contrato e, se for o caso, a possibilidade de sua prorrogação;

ATENÇÃO!

A duração dos contratos é regida pelos artigos 105 a 114 da Lei nº 14.133/2021. Basicamente, o prazo de vigência contratual deve ser suficiente para viabilizar o prazo de execução, de substituição ou de reparo (caso necessários), recebimento provisório, definitivo e pagamento. A fixação de vigência contratual, então, não deve ser estabelecida aleatoriamente, mas sim decorrer da soma desses prazos!

a especificação do bem ou do serviço, preferencialmente conforme
Catálogo Eletrônico de Padronização, disponível no Portal Nacional
de Contratações Públicas (pncp.gov.br), observados os requisitos de
qualidade, rendimento, compatibilidade, durabilidade e segurança;

• a indicação dos locais de entrega dos produtos e das regras para recebimento provisório e definitivo, quando for o caso;
• a especificação da garantia exigida e das condições de manutenção e assistência técnica, quando for o caso.
  b) fundamentação da contratação, que consiste na referência aos estudos técnicos preliminares correspondentes ou, quando não for possível divulgar esses estudos, no extrato das partes que não contiverem informações sigilosas:
• é imprescindível que o Termo de Referência demonstre a previsão da contratação no Plano de Contratação Anual, de modo a aplicar seu alinhamento com os instrumentos de planejamento do órgão ou da entidade (no Sistema TR Digital esse enquadramento será feito automaticamente);
• se não elaborado estudo técnico preliminar, deve a área técnica preencher, no termo de referência, a justificativa de mérito para a contratação e para o quantitativo pleiteado.
  c) descrição da solução como um todo, considerado todo o ciclo de vida do objeto, com preferência a arranjos inovadores em sede de economia circular:
• extraída do Estudo Técnico Preliminar, com possível atualização decorrente do amadurecimento com relação à descrição contida nos artefatos de contratação pretendidas;
• caso envolva aglutinação de diferentes tarefas, deve ser explicitada, em concomitância com a descrição de como funciona o mercado para tal tipo de serviço, demonstrando, assim, não se estar descumprindo a regra do parcelamento.
  d) requisitos da contratação: é importante que o tópico reflita as condições necessárias para que se contrate empresa apta a fornecer os bens ou serviços pretendidos pela Administração, sem que, para isso, se incorra em restrição indevida à competição:
• transcrever o item ‘requisitos da contratação’ dos Estudos Preliminares, com eventuais atualizações decorrentes do amadurecimento em relação aos requisitos que a solução pretende atender;
• consignar obrigações da contratante e da contratada, incluindo deveres específicos e compatíveis com o objeto;
• se pertinente, constar o enquadramento das categorias profissionais que serão empregadas no serviço dentro da Classificação Brasileira de Ocupações (CBO) ou outro que vier a substituí-lo;
• se cabível, estabelecer a exigência da declaração do licitante de que tem pleno conhecimento das condições necessárias para a prestação dos serviços;
• se pertinente, consignar a quantidade estimada de deslocamentos e a necessidade de hospedagem dos empregados, com as respectivas estimativas de despesa, nos casos em que a execução de serviços eventualmente venha a ocorrer em localidades distintas da sede
  habitual da prestação do serviço.
  e) modelo de execução do objeto, que consiste na definição de como o contrato deverá produzir os resultados pretendidos desde o seu início até o seu encerramento.
• Descrever a dinâmica do contrato, devendo ser observado, sempre que pertinente:
  » definição do prazo para início da execução do objeto, compatível com a necessidade, a natureza e a complexidade do objeto, atentandose que o prazo mínimo previsto para início da prestação de serviços deverá ser o suficiente para possibilitar a preparação do prestador para o fiel cumprimento do contrato;
  » descrição detalhada dos métodos ou rotinas de execução do trabalho e das etapas a serem executadas;
  » a localidade, o horário de funcionamento do órgão, dentre outros;
  » a definição das rotinas da execução, a frequência e a periodicidade dos serviços, quando couber;
  » os procedimentos, metodologias e tecnologias a serem empregadas, quando for o caso;
  os deveres e disciplina exigidos;
• » o cronograma de realização dos serviços, incluídas todas as tarefas
• significativas e seus respectivos prazos;
• » demais especificações que se fizerem necessárias para a execução
• dos serviços.
• Definir o método para quantificar os volumes de serviços a demandar ao longo do contrato, se for o caso, devidamente justificado;
• Definir os mecanismos para os casos em que houver a necessidade de materiais específicos, cuja previsibilidade não se mostra possível antes da contratação, se for o caso;
• Definir o modelo de Ordem de Serviço que será utilizado nas etapas de solicitação, acompanhamento, avaliação e atestação dos serviços, sempre que a prestação do serviço seja realizada por meio de tarefas específicas ou em etapas e haja necessidade de autorização expressa
  prevista em contrato, devendo conter, no mínimo:
  » a identificação do pedido;
  » a identificação da contratada;
  » a definição e especificação dos serviços a serem realizados;
  » a prévia estimativa da quantidade de horas demandadas na realização da atividade designada, com a respectiva metodologia utilizada para a sua quantificação, nos casos em que a única opção
  viável for a remuneração de serviços por horas trabalhadas;
  » demais detalhamentos compatíveis com a forma da prestação dos serviços;
  » o local de realização dos serviços;
  » os recursos financeiros;
  » os critérios de avaliação dos serviços a serem realizados; e
  » a identificação dos responsáveis pela solicitação, avaliação e ateste dos serviços realizados, os quais não podem ter nenhum vínculo com a empresa contratada.
• Especificação da garantia contratual do serviço e ou aquisição, além da eventual garantia legal (ex: Código de Defesa do Consumidor).

ANOTE!

Vale o registro de que a Nova Lei de Licitações e Contratos elenca o regime de execução como cláusula obrigatória do instrumento contratual (art. 92, IV); contudo, seguindo exitosa dinâmica adotada sob a Lei nº 8.666/1993, optou-se em detalhá-la no termo de referência, conforme diretrizes acima, e naquele outro fazer simples remissão.

Lado outro, à míngua de nova regulamentação à luz da Lei nº 14.133/2021, as orientações acima seguem diretrizes da IN SEGES nº 05/2017 (disponibilizada em pncp.gov.br), que continua aplicável, no que couber, para a realização dos processos de licitação e de contratação direta de serviços de que dispõe a Lei nº 14.133/2021 (IN SEGES/ME nº 98, de 26 de dezembro de 2022).
f) modelo de gestão do contrato e critérios de medição de pagamento, que descreve como a execução do objeto será acompanhada e fiscalizada pelo órgão ou entidade;

Tópico que bem espelha o foco da Administração Pública nos resultados almejados com a contratação, adotando-se mecanismos de controle para que não haja dispêndio de recursos com fornecedores/contratados que não prezam pela eficiência de seus trabalhos. Nele caberá à equipe de
planejamento:

• Definir os atores que participarão da gestão do contrato;
• Definir os mecanismos de comunicação a serem estabelecidos entre o órgão ou entidade e a prestadora de serviços;
• Atentar que, no caso de serviços que devam ser implementados por etapas ou no caso de serviço prestado com regime de mão de obra exclusiva, os quais necessitem de alocação gradativa de pessoal, os pagamentos à contratada devem ser realizados em conformidade com esses critérios;
• Definir a forma de aferição/medição do serviço para efeito de pagamento com base no resultado, conforme as seguintes diretrizes, no que couber:

estabelecer a unidade de medida adequada para o tipo de serviço a ser contratado, de forma que permita a mensuração dos resultados para o pagamento da contratada e elimine a possibilidade de remunerar as empresas com base na quantidade de horas de serviço ou por postos de trabalho, observando que:

◇ excepcionalmente poderá ser adotado critério de remuneração da contratada por quantidade de horas de serviço, devendo ser definido o método de cálculo para quantidade, qualificação da mão de obra e tipos de serviços sob demanda, bem como para manutenção preventiva, se for o caso;

◇ excepcionalmente poderá ser adotado critério de remuneração da contratada por postos de trabalho, devendo ser definido o método de cálculo para quantidades e tipos de postos necessários à contratação;

◇ na adoção da unidade de medida por postos de trabalho ou horas de serviço, admite-se a flexibilização da execução da atividade ao longo do horário de expediente, vedando-se a realização de horas extras ou pagamento de adicionais não previstos nem estimados originariamente no ato convocatório.

» estabelecer a produtividade de referência ou os critérios de adequação do serviço à qualidade esperada, de acordo com a unidade de medida adotada para a execução do objeto, sendo expressa pelo quantitativo físico do serviço ou por outros mecanismos capazes de aferir a qualidade, seguindo-se, entre outros, os parâmetros indicados nos Cadernos de Logística;

» identificar os indicadores mínimos de desempenho para aferição da qualidade esperada da prestação dos serviços, com base nas seguintes diretrizes:

◇ considerar as atividades mais relevantes ou críticas que impliquem na qualidade da prestação dos serviços e nos resultados esperados;

◇ prever fatores que estejam fora do controle do prestador e que possam interferir no atendimento das metas;

◇ os indicadores deverão ser objetivamente mensuráveis e compreensíveis, de preferência facilmente coletáveis, relevantes e adequados à natureza e características do serviço;

◇ evitar indicadores complexos ou sobrepostos.

» Descrever detalhadamente os indicadores mínimos de desempenho esperados em relação à natureza do serviço, com a finalidade de adequar o pagamento à conformidade dos serviços prestados e dos resultados efetivamente obtidos, devendo conter, dentre outros requisitos:

indicadores e metas estipulados de forma sistemática, de modo que possam contribuir cumulativamente para o resultado global do serviço e não interfiram negativamente uns nos outros;

◇ indicadores que reflitam fatores que estão sob controle do prestador do serviço;

◇ metas realistas e definidas com base em uma comparação apropriada;
◇ previsão de nível de desconformidade dos serviços que, além do redimensionamento dos pagamentos, ensejará penalidades à contratada e/ou a rescisão unilateral do contrato;
◇ registros, controles e informações que deverão ser prestados pela contratada, se for o caso;
◇ previsão de que os pagamentos deverão ser proporcionais ao atendimento das metas estabelecidas no ato convocatório, observando-se o seguinte:
■ As adequações nos pagamentos estarão limitadas a uma faixa específica de tolerância, abaixo da qual o fornecedor se sujeitará ao redimensionamento no pagamento e às sanções legais, se for o caso;
■ Na determinação da faixa de tolerância de que trata a alínea anterior, considerar-se-á a importância da atividade, com menor ou nenhuma margem de tolerância para as atividades consideradas relevantes ou críticas; e
■ O não atendimento das metas, por ínfima ou pequena diferença, em indicadores não relevantes ou críticos, a critério do órgão ou entidade, poderá ser objeto apenas de notificação nas primeiras ocorrências, de modo a não comprometer a continuidade da contratação.

» O Instrumento de Medição do Resultado (IMR) ou seu substituto, quando utilizado, deve ocorrer, preferencialmente, por meio de ferramentas informatizadas para verificação do resultado, quanto
à qualidade e quantidade pactuadas, merecendo registro de que, quando elaborado, o IMR deve ser voltado efetivamente à contratação de forma específica, evitando-se um mecanismo de controle apenas
de modo textual/protocolar;

» Definir os demais mecanismos de controle que serão utilizados para fiscalizar a prestação dos serviços, adequados à natureza dos serviços, quando couber;

Definir o método de avaliação da conformidade dos produtos e dos serviços entregues com relação às especificações técnicas e com a proposta da contratada, com vistas ao recebimento provisório;
» Definir o método de avaliação da conformidade dos produtos e dos serviços entregues com relação aos termos contratuais e com a proposta da contratada, com vistas ao recebimento definitivo;
» Definir o procedimento de verificação do cumprimento da obrigação da contratada de manter todas as condições nas quais o contrato foi assinado durante todo o seu período de execução;
» Definir uma lista de verificação para os aceites provisório e definitivo, a serem usadas durante a fiscalização do contrato, se for o caso;
» Definir as sanções, glosas e condições para rescisão contratual, devidamente justificadas e os respectivos procedimentos para aplicação, utilizando como referencial os modelos de minutas
padronizados de atos convocatórios e contratos da Advocacia-Geral da União, bem como às seguintes diretrizes:
◇ relacionar as sanções previstas na Lei nº 14.133/2021, conforme o caso, às obrigações da contratada estabelecidas no modelo de execução do objeto;
◇ definir o rigor das sanções de que trata o subitem acima, de modo que sejam proporcionais ao prejuízo causado pela desconformidade;
◇ No caso de multa:
■ definir o cálculo da multa por atraso (injustificado) para início ou atraso durante a execução da prestação dos serviços;
■ definir a forma de cálculo da multa de modo que seja o mais simples possível;
■ definir as providências a serem realizadas no caso de multas reincidentes e cumulativas, a exemplo de rescisão contratual;
■ definir o processo de aferição do nível de desconformidade dos serviços que leva à multa;
■ definir as condições para aplicação de glosas, bem como as respectivas formas de cálculo.