Normatiza o uso de Suprimentos de Fundos, no âmbito do Sistema Cofen/Conselhos Regionais de Enfermagem.
O Conselho Federal de Enfermagem – Cofen, no uso das competências que lhe são conferidas pela Lei nº 5.905, de 12 de julho de 1973 e pelo Regimento Interno da Autarquia, aprovado pela Resolução Cofen nº 726 de 15 de setembro de 2023;
CONSIDERANDO a prerrogativa estabelecida ao Cofen no art. 8º, IV, da Lei nº 5.905/73, de baixar provimentos e expedir instruções, para uniformidade de procedimento e bom funcionamento dos Conselhos Regionais;
CONSIDERANDO o disposto no art. 21, XII, do Regimento Interno do Cofen, aprovado pela Resolução Cofen nº 726/2023, que autoriza o Conselho Federal de Enfermagem baixar Resoluções, Decisões e demais instrumentos legais no âmbito da Autarquia;
CONSIDERANDO a Instrução Normativa nº 84, de 22 de abril de 2020, do Tribunal de Contas da União – TCU que disciplina as normas gerais de prestação de contas da administração pública;
CONSIDERANDO que se faz necessário atualizar a norma que trata sobre a uniformização dos procedimentos relacionados ao uso de suprimentos de fundos e cartão de pagamento no Sistema Cofen/Conselhos Regionais;
CONSIDERANDO tudo o que consta no PAD Cofen nº 0550/2020 e PAD Cofen nº 0743/2021;
CONSIDERANDO o disposto nos arts. 68 e 69 da Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964; nos arts. 74, 80, 81 e 83 do Decreto-Lei nº 200, de 25 de fevereiro de 1967; nos arts. 45 a 46 do Decreto nº 93.872, de 23 de dezembro de 1986; a Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021; e, mais, as orientações do Decreto nº 5.355, de 25 de janeiro de 2005, que dispõe sobre a utilização do Cartão de Pagamento do Governo Federal – CPGF, para pagamento de despesas realizadas nos termos da legislação vigente, no âmbito do Poder Executivo Federal, bem como as disposições da Portaria Normativa MF nº 1.344, de 31 de outubro de 2023, que fixa limites financeiros para as despesas processadas por suprimento de fundos;
CONSIDERANDO por fim, a deliberação em 568ª Reunião Ordinária de Plenário, ocorrida em 28 de agosto de 2024.
RESOLVE:
Art. 1º Normatizar o uso de Suprimentos de Fundos, na forma do regulamento anexo, a ser utilizado pelo Sistema Cofen/Conselhos Regionais de Enfermagem.
Art. 2º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se a Resolução Cofen nº 742/2024 publicada no Diário Oficial da União nº 62, de 1º de abril de 2024, Seção 1.
MANOEL CARLOS NERI DA SILVA
Coren-RO 63.592-ENF-IR
Presidente
VENCELAU JACKSON DA CONCEIÇÃO PANTOJA
Coren-AP 75.596-ENF
Primeiro-Secretário
ANEXO DA RESOLUÇÃO COFEN Nº 763/2024
REGULAMENTO
CAPÍTULO I
Das Disposições Gerais
Art. 1º A concessão, a aplicação e a prestação de contas de suprimento de fundos, no âmbito do Sistema Conselho Federal de Enfermagem/Conselhos Regionais de Enfermagem, obedecerão às disposições desta Resolução, observada a legislação de regência.
§1º Entende-se por suprimento de fundos, para os fins desta Resolução, o adiantamento de valores concedido a empregado público, a critério e sob a responsabilidade do ordenador de despesas, para atender:
I – despesas eventuais que exijam pronto pagamento, em razão de urgência ou imprevisibilidade, inclusive em viagens e com serviços especiais, desde que demonstrada a inviabilidade da sua realização pelo processo normal de despesas públicas;
II – despesas de pequeno vulto, assim entendidas aquelas cujo valor, em cada caso, não ultrapassar o limite estabelecido nesta Resolução;
§2º Observado o disposto no inciso II, a concessão para aquisição de material de consumo fica condicionada à:
a) Inexistência de fornecedor contratado/registrado;
b) Não se tratar de aquisições de mesmo objeto, passíveis de planejamento, e que, ao longo do exercício, possam vir a ser caracterizadas como fracionamento de despesa e, consequentemente, representem fuga ao processo licitatório;
c) Impossibilidade, inconveniência ou inadequação econômica de estocagem do material.
§3º O suprimento de fundos entregue ao agente suprido poderá relacionar-se a mais de uma natureza da despesa, desde que precedido de empenho em dotação específica, respeitando os valores de cada natureza.
§4º O Ordenador, salvo conivência, não é responsável por prejuízos causados à autarquia decorrentes de atos praticados por agente subordinado que exorbitar das ordens recebidas, devendo apurar e adotar as providências necessárias.
§5º A despesa executada por meio de suprimento de fundos, procedimento de excepcionalidade dentro do processo normal de aplicação do recurso público, deverá, na mesma forma que no processo licitatório, observar os princípios básicos da legalidade, impessoalidade, moralidade, igualdade e eficiência, além de garantir a aquisição mais vantajosa para o Conselho de Enfermagem.
CAPÍTULO II
Do Suprimento de Fundos
Seção I
Do Ordenador e das Despesas por Suprimento de Fundos
Art. 2º O ordenador de despesas, excepcionalmente e sob sua inteira responsabilidade, poderá autorizar a realização de despesas discriminadas no art. 1º, mediante a concessão de suprimento de fundos ao empregado público em efetivo exercício no órgão, feita em regime de adiantamento, sempre precedida de empenho na dotação própria às despesas a realizar, respeitado, sempre que possível, a segregação de funções quanto ao uso do instituto, despesas que não possam se subordinar ao regime ordinário ou comum.
Seção II
Dos Valores Limites
Art. 3º O limite máximo para cada ato de concessão de suprimento de fundos será de:
I – para obras e serviços de engenharia, 50% (cinquenta por cento) do valor estabelecido no inciso I do art. 75 da Lei nº 14.133, de 2021, atualizado nos termos do art. 182 da citada Lei – a saber: R$ 50.000,00 (cinquenta mil reais);
II – para outros serviços e compras em geral, 50% (cinquenta por cento) do valor estabelecido no inciso II do art. 75 da Lei nº 14.133, de 2021, atualizado nos termos do art. 182 da citada Lei – a saber: R$ 25.000,00 (vinte e cinco mil reais).
Art. 4º As despesas previstas no inciso II do art. 2º (despesas de pequeno vulto) estão limitadas a:
I – para obras e serviços de engenharia será o correspondente a 5% (cinco por cento) do valor estabelecido no inciso I do art. 75 da Lei nº 14.133, de 2021 – a saber: R$ 5.000,00 (cinco mil reais);
II – para outros serviços e compras em geral, será o correspondente a 5% (cinco por cento) do valor estabelecido no inciso II do art. 75 da Lei nº 14.133, de 2021 – a saber: R$ 2.500,00 (dois mil e quinhentos reais).
Art. 5º O ato de concessão de suprimento de fundos poderá conter mais de uma despesa de pequeno vulto, obedecidos os limites estabelecidos nos artigos 3º e 4º.
Art. 6º O valor do suprimento de fundos inclui aqueles referentes às obrigações tributárias.
Art. 7º As despesas eventuais, previstas no inciso I do §1º, do art. 1º, fundamentadas em razão de urgência, e as de pequeno vulto, previstas no inciso II do §1º, do art. 1º, realizadas por meio de suprimento de fundos para objetos de mesma natureza deverão ser geridas pelo ordenador de despesas, para fins de verificação dos limites de despesa em contratações diretas regulamentadas pelo art. 75 da Lei n. 14.133/2021, vedado o fracionamento de despesa.
Seção III
Das Responsabilidades e Vedações
Art. 8º A Controladoria-Geral é responsável por alertar o Ordenador de Despesa quanto a eventuais inobservâncias desta norma.
Art. 9º O agente suprido será responsabilizado por eventuais inobservâncias ao art. 3º, desta norma.
Art. 10 É vedada a concessão de suprimento de fundos para:
I – para a realização de despesas que, por sua natureza, são passíveis de planejamento em razão de sua previsibilidade, devendo submeter-se aos processos normais de aplicação, nos termos em que dispõe a legislação vigente;
II – com prazo de aplicação após o exercício financeiro correspondente;
III – a empregado público que não esteja em efetivo exercício ou que esteja respondendo inquérito administrativo, sindicância ou processo administrativo disciplinar;
IV – para aquisição de material permanente ou outra mutação patrimonial, classificada como despesa de capital;
V – para aquisição de contratação de serviço de natureza continuada e passível de planejamento bem como aquelas que possam ser subordinadas ao rito normal de licitação;
VI – de material, bens e/ou serviços cujo fornecimento ou prestação se faça sob a forma continuada;
VII – aquisições que configurem fracionamento de despesa.
Parágrafo único. Em casos excepcionais, reconhecidos pelo Ordenador de Despesa e observados os limites estabelecidos nesta norma, será autorizada a aquisição de material permanente de pequeno vulto, cujo valor seja igual ou inferior ao limite estabelecido no art. 4º desta Resolução.
Seção IV
Da Concessão do Suprimento e dos Requisitos
Art. 11 A concessão de suprimento de fundos dar-se-á mediante ato próprio ou portaria expedido pelo Presidente do Conselho Federal/Regional, em nome do agente suprido.
Art. 12 Será concedido suprimento de fundos a empregado público ou ocupante de cargo em comissão em efetivo exercício no órgão, e que preencha as seguintes condições:
I – não ser responsável por dois suprimentos de fundos com prestação de contas em andamento;
II – não ser responsável por adiantamento sem prestar contas de sua aplicação no prazo devido;
III – não ter sido declarado em alcance, assim entendido aquele que tenha cometido apropriação indevida, extravio, desvio ou falta constatada na prestação de contas, de dinheiro ou valores confiados à sua guarda;
IV – não esteja respondendo por sindicância de qualquer natureza;
V – não esteja em gozo de férias, licença ou outras situações de afastamento de suas atividades;
VI – não ter vínculo temporário com o Conselho;
VII – não ser responsável por: financeiro, contabilidade e controladoria e, não ter a seu cargo a guarda ou utilização do material a adquirir, salvo quando não houver na repartição outro empregado;
VIII – que não esteja para se aposentar em 60 (sessenta) dias.
Art. 13 É fundamental observar a segregação de funções para que os agentes envolvidos não realizem atividades incompatíveis quanto à sistemática de suprimento de fundos.
Parágrafo único. Em casos de insuficiência do quadro funcional, fica a critério do Ordenador de Despesa a escolha do agente suprido.
Art. 14 A concessão de suprimento de fundos deverá ocorrer por meio de Cartão de Pagamento.
Parágrafo único. É expressamente vedado pagamentos parcelados para compras/aquisições efetuadas via cartão de pagamento.
Art. 15 A solicitação de suprimento de fundos cabe à chefia do departamento/divisão/setor ou dirigente da unidade, que deverá indicar o responsável (agente suprido) pela utilização do recurso e o empregado público que atestará os documentos comprobatórios das despesas realizadas.
§1º Caberá à autoridade superior através de ato normativo (portaria), designar o rol de empregados públicos aptos a agentes supridos.
§2º O atesto do empregado público, preferencialmente no verso dos comprovantes, conterá data e identificação clara do seu nome, cargo, departamento/divisão/setor e assinatura, com o intuito de comprovar o efetivo recebimento do material ou da prestação do serviço, conforme os termos fixados no ato de concessão.
Art. 16 Cada concessão de suprimento de fundos deverá constar a motivação do ato e a formalização do processo no âmbito do Departamento Financeiro. A proposta de concessão/solicitação conterá as seguintes informações:
I – finalidade;
II – justificativa da excepcionalidade da despesa;
III – especificação da Natureza da Despesa;
IV – indicação da disponibilidade orçamentária e financeira do suprimento de fundos por cada natureza de despesa;
V – prazo máximo para utilização dos recursos;
VI – prazo para prestação de contas;
VII – indicação da forma de movimentação financeira a ser utilizada;
VIII – declaração do Almoxarifado da inexistência do material solicitado, quando couber;
IX – declaração do setor de compras ou equivalente da inexistência de cobertura contratual ou ata de registro de preço vigente do material ou serviço solicitado;
X – data da concessão;
XI – nome do agente suprido.
§1º Deverá ser realizado pelo agente suprido pesquisa de preços simplificada, preferencialmente por meio do Portal de Compras do Governo Federal, do Portal de Compras do seu Órgão ou Entidade, do acesso à mídia especializada, em sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, contrato público similar ou até por pesquisas com potenciais fornecedores.
§2º Na prestação de contas a ser apresentada, os valores demonstrados deverão atender ao princípio da economicidade e moralidade.
§3º Por questão de celeridade, simplicidade e motivação, sugere-se que o agente público, caso opte por extrair a informação da internet (portal de compras ou outro meio) faça o “copia e cola” do endereço eletrônico na sua justificativa e/ou salve em “PDF” a página do relatório resumido da pesquisa, caso, por exemplo, se faça a pesquisa no Portal de Compras do Governo Federal.
Seção V
Das Disponibilidades Orçamentária e Financeira
Art. 17 A concessão do adiantamento fica condicionada à disponibilidade orçamentária e financeira do Conselho de Enfermagem, em cada caso.
Art. 18 O Departamento Financeiro ou área equivalente informará a disponibilidade orçamentária antes da execução da despesa a ser realizada pelo agente suprido, bem como a disponibilidade financeira antes da recarga do cartão de pagamento.
Art. 19 O limite orçamentário fundamenta-se na existência de dotações orçamentárias nas contas específicas de suprimentos de fundos.
Seção VI
Do Fracionamento de Despesa
Art. 20 É vedado o fracionamento de despesa ou do documento comprobatório, para adequação dos valores constantes nesta norma.
Art. 21 Considera-se indício de fracionamento, a concentração excessiva de determinado subitem de despesa, bem como, a concessão de suprimento de fundos a vários supridos simultaneamente.
I – Recomendam-se as seguintes cautelas:
a) refletir sobre o número de agentes públicos responsáveis para o uso de suprimento de fundos, a fim de evitar uma sobreposição de contratações do mesmo objeto;
b) ter a cautela para não confundir o suprimento de fundos com a dispensa em função do valor ou a dispensa da situação calamitosa da Lei nº 13.979/2020;
c) existir alguma forma de controle para evitar o fracionamento de despesas, podendo ser adotado, por cautela, o subelemento de despesa, ainda que seja deveras criticável este método de controle;
d) limite máximo para realização de cada item de despesa de pequeno vulto no somatório das NOTAS FISCAIS/FATURAS/RECIBOS/CUPONS FISCAIS em cada suprimento de fundos;
e) verificar, antes da execução da despesa via adiantamento, se o objeto não consta no almoxarifado (inclusive com a possibilidade de incluir o print do sistema ou uma declaração do responsável), bem como se não está abrangido por algum contrato vigente perante o órgão ou entidade.
CAPÍTULO III
Da Liberação dos Recursos e do Cartão de Pagamento
Art. 22 Entende-se por entrega de numerário a disponibilização de recurso financeiro para realização dos gastos, conforme limite lançado no Cartão de Pagamento.
Parágrafo único. Pela entrega de numerário mediante limite do Cartão de Pagamento, a despesa deve ser efetuada por meio de pagamento a um estabelecimento afiliado.
Art. 23 O Cartão de Pagamento, emitido em nome do Conselho de Enfermagem e com a respectiva identificação do seu portador, é o meio de pagamento utilizado para atender às despesas elegíveis como suprimento de fundos.
Art. 24 O contrato firmado entre o Conselho de Enfermagem e a Instituição Financeira Oficial, quanto ao uso do cartão, deve observar o princípio da economicidade para a aquisição do serviço, em especial ao que se refere às taxas de adesão, manutenção e anuidade.
Art. 25 É vedada a utilização do cartão para aquisição de materiais ou contratação de serviços de forma parcelada.
Art. 26 Qualquer empregado público designado pelo Presidente, através de ato próprio, observada a segregação de funções, poderá ser detentor do cartão, que é de uso pessoal e intransferível ao portador nele identificado.
CAPÍTULO IV
Da Aplicação
Art. 27 Na aplicação dos recursos, as despesas devem ser atestadas obrigatoriamente por outro empregado público, que não o suprido. O empregado público que atestar os documentos probatórios, preferencialmente no verso das Notas Fiscais/Faturas/Recibos/ Cupons Fiscais ou meio eletrônico, será responsabilizado por declaração inidônea e estará sujeito às penalidades cabíveis.
Art. 28 O agente suprido deverá observar as retenções tributárias e contribuições previdenciárias de acordo com a legislação vigente e efetuar os recolhimentos devidos, quando cabível.
Parágrafo único. O Departamento Financeiro, ou área equivalente, é responsável por acompanhar as retenções tributárias e previdenciárias, bem como efetuar os recolhimentos devidos de acordo com a legislação vigente.
Art. 29 O prazo para aplicação do adiantamento será de até 30 (trinta) dias, prorrogável por igual período, desde que devidamente justificado e aprovado pelo Ordenador de despesas, não podendo ultrapassar o término do exercício financeiro.
§1º O prazo de prestação de contas do adiantamento será de até 10 (dez) dias corridos, contados a partir do término do período de aplicação.
§2º Na utilização do Suprimento de Fundos observar-se-ão as condições e finalidades previstas no ato da concessão, sendo vedada a utilização de saldo de uma rubrica em outra.
§3º Excepcionalmente no mês de dezembro, o prazo para aplicação do suprimentos de fundos, dar-se-á nos primeiros quinze dias do mês, e a prestação de contas deverá ocorrer até o vigésimo dia.
§4º Independente do prazo do período concessivo do adiamento, há necessidade de o suprido notificar à Contabilidade, ainda que previamente à definitiva prestação de contas, documentos fiscais para o caso da aquisição de serviço, para que ocorra a verificação de incidência de tributos a serem retidos na fonte.
CAPÍTULO V
Da Prestação de Contas
Art. 30 O empregado público que receber suprimento de fundos é obrigado a prestar contas de sua aplicação, em até 10 (dez) dias corridos, contados a partir do término do período de aplicação, se não o fizer no prazo devido o Ordenador de Despesa determinará a apuração das responsabilidades administrativas.
Art. 31 Documentos exigidos na prestação de contas:
I – cópia da solicitação;
II – cópia da Portaria de concessão;
III – nota de Empenho;
IV – respectivo demonstrativo mensal ou extrato de movimentação do cartão de suprimento de fundos, quando for o caso;
V – comprovantes (Nota Fiscal/Recibo/Cupom Fiscal), apresentados em ordem cronológica crescente e registrados em nome do Conselho Federal/Regional de Enfermagem, devidamente atestada, em cada caso;
VI – mapa de cotações de preço ou pesquisa de preços simplificada;
VII – comprovante de recolhimento do saldo, relativo a adiantamento devolvido;
VIII – formulário próprio para despesas de extrema excepcionalidade que eventualmente não possam ser comprovadas por documentos fiscais, recibos ou cupons fiscais, devidamente justificadas e autorizadas; devendo seu favorecido ser identificado com cópia da carteira de identidade, CPF e informações cadastrais (endereço e telefone), limitados a 1 evento por período de concessão e ao limite de R$ 50,00 (cinquenta reais).
§1º O suprido deverá submeter o processo a divisão de contabilidade ou setor equivalente, no qual deverá instruir o processo de prestação de contas para posterior encaminhamento a unidade de Controladoria Geral.
§2º Os recibos devem conter as informações mínimas: nome, CPF, telefone e endereço da prestação de serviço.
Art. 32 Serão objetos de impugnação os documentos que:
I – apresentarem data em desconformidade com o período de aplicação definido na portaria de concessão;
II – tenham evidência de adulteração, como borrões ou rasuras;
III – não constem em nome do Conselho Federal/Regional de Enfermagem;
IV – constem valores superiores aos limites fixados nesta norma, sem a devida justificativa e autorização do Ordenador de Despesa;
Art. 33 O processo instruído deverá ser encaminhando para a unidade de Controladoria ou área equivalente para apreciação e emissão do parecer de conformidade.
§1º A Controladoria ou área equivalente comunicará ao Ordenador de Despesa por conta prestada fora do prazo, ou pela não prestação.
§2º A prestação de contas somente será considerada entregue se atendidos os requisitos contidos nesta norma.
§3º A não observância no prazo de prestação de contas, enseja a responsabilidade administrativa.
§4º Após a análise de concessão de suprimento de fundos, objetos que tenham natureza continuada, serão encaminhados para abertura de processo administrativo licitatório para aquisição de bens ou serviços, objeto da concessão de suprimentos de fundos, e caso necessário, instaurar sindicância para apurar eventual responsabilidade pela falta de contrato vigente e/ou falta de controle do objeto.
CAPÍTULO VI
Da Contabilização
Art. 34 A inscrição da responsabilidade do empregado público, que receber suprimento, será registrada na Contabilidade do Conselho com o uso de contas de controle no sistema contábil.
Art. 35 O suprimento de fundos será contabilizado e incluído nas contas do Ordenador como despesa realizada; as restituições por falta de aplicação, parcial ou total, ou aplicação indevida, constituirão anulação da despesa ou receita orçamentária, se recolhidas após o encerramento do exercício.
Art. 36 A concessão de suprimento de fundos deverá respeitar os estágios da despesa pública, empenho, liquidação e pagamento.
Parágrafo único. A cada adiantamento, deverá ser observada a natureza da despesa e sua classificação em função do objeto do gasto. A contabilidade deve verificar a adequação do registro contábil conforme o plano de contas da autarquia, devendo estar em conformidade com o PCASP.
Art. 37 A liquidação da despesa deverá ser anterior à disponibilização dos recursos para uso por meio do cartão de pagamento.
Art. 38 O Departamento Financeiro, ou equivalente, realizará a anulação dos empenhos correspondentes aos valores não utilizados, na fase da prestação de contas.
CAPÍTULO VII
Da Aplicação Indevida
Art. 39 A prestação de contas, objeto de restrição, deve se submeter a processo de regularização. Constatadas irregularidades, como documentos incorretos ou incompletos, a Controladoria-Geral ou área equivalente deverá oficiar o suprido e o Ordenador de Despesa para as providências necessárias.
§1º Aplicação de recursos de forma indevida resultará na glosa dos respectivos valores, observada a legislação específica.
§2º A liberação de um novo suprimento de fundos dependerá da regularização do adiantamento anterior, objeto de restrição.
CAPÍTULO VIII
Disposições Gerais
Art. 40 Após prestar contas e sanadas eventuais incorreções, o processo de suprimento de fundos será enviado à Presidência do Conselho Federal/Regional de Enfermagem para homologação.
Parágrafo único. O processo de suprimento de fundos será enviado à Presidência do Conselho por meio da Controladoria-Geral ou Unidade equivalente, que será responsável pela análise de sua conformidade para posterior aprovação do Ordenador.
Art. 41 A importância aplicada ou não até o décimo quinto dia, corrido, do mês de dezembro, deverá ser devolvida ou comprovada até o vigésimo dia, corrido, do mês de dezembro. Todos os suprimentos de fundos devem ser encerrados e prestados contas dentro do ano corrente.
Art. 42 É expressamente vedado superar os prazos fixados por esta norma.
Art. 43 Os prazos só se iniciam e vencem em dia útil de expediente do Cofen/Conselhos Regionais de Enfermagem.
Art. 44 Deve ser dada ampla publicidade aos gastos com suprimento de fundos nos endereços eletrônicos dos Conselhos de Enfermagem ou Portal da Transparência.
Art. 45 No Manual de Suprimento de Fundos – MAN 223 poderão ser observados os modelos quanto à sistemática de utilização de suprimentos de fundos.
